Wie oft muss ich meine Daten und Antworten aktualisieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben?

Die Aktualität unterscheidet sich je Feld, nicht je Dossier

Es gibt keinen festen Kalender, der für alle Felder im Kettendossier gilt: die Update-Häufigkeit hängt davon ab, was das Feld darstellt und welches Beweismittel dahinter steht. Basisdaten aus dem Handelsregister — die Satzungsfirma, die Registrierungsnummer, die Betriebsstätte — ändern sich selten und müssen erst aktualisiert werden, wenn sich die Eintragung selbst ändert. Felder, die aus einem Zertifikat oder einer Audit stammen, wie ISO 9001 oder die Managementmaßnahmen von ISO/IEC 27001 Annex A, folgen der Gültigkeitsdauer dieses Zertifikats: sobald das Zertifikat abläuft oder überprüft wird, ist die Antwort veraltet, nicht früher.

Für Zahlen wie Mitarbeiterzahl und Jahresumsatz gilt eine andere Logik: diese sind an ein Geschäftsjahr gekoppelt und werden daher jährlich ersetzt, sobald die Jahreszahlen feststehen — ein früheres Aktualisieren hat keinen Sinn, da es noch keine neue Tatsache gibt. Für Nachhaltigkeitsfelder unter dem VSME-Basismodul gilt dasselbe Prinzip: das Modul ist als jährliche Berichterstattung aufgebaut, daher folgt die zugrunde liegende Datenaktualisierung diesem Zyklus. Das Dossier selbst erzwingt keine Frist; es zeigt bei jeder Antwort das Datum des zugrunde liegenden Beweismittels, damit der Unternehmer selbst sieht, welche Antwort vor Bestätigung eine neue Fassung benötigt.

Der Überprüfungszeitpunkt folgt aus der Quelle, nicht aus einer festen Regel

Diese Logik ergibt sich nicht aus einem Artikel, der "einmal pro Jahr" vorschreibt, sondern aus der Art der zugrunde liegenden Regelungen: das Handelsregistergesetz 2007 sieht eine Änderungsmitteilungspflicht bei tatsächlichen Veränderungen vor, keine periodische Überprüfungsfrist; das VSME-Basismodul der EFRAG und die CSRD (Richtlinie (EU) 2022/2464) sind um das Geschäftsjahr herum aufgebaut; und ein Zertifikat nach ISO/IEC 27001 hat eine feste Gültigkeitsdauer, die die ausstellende Zertifizierungsstelle bestimmt. Wer nach der NIS2-Richtlinie über die zehn Maßnahmen von Artikel 21 Absatz 2 berichtet, arbeitet mit Beweismitteln, die an den eigenen Sicherheitszyklus gekoppelt sind, nicht an einem externen Kalenderdatum.