Wat is het vestigingsadres van de onderneming?

Het KvK-vestigingsadres, niet het correspondentieadres

Het vestigingsadres is het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, zoals dat is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Bij een vraag naar het "vestigingsadres" in een leverancierslijst wordt vrijwel altijd dit KvK-adres bedoeld, niet een postbus of het adres van een boekhouder. Het bewijsstuk hierbij is het uittreksel uit het handelsregister: daar staat het bezoekadres los van een eventueel afwijkend postadres vermeld.

Bij ondernemingen met meerdere vestigingen — een hoofdvestiging en één of meer nevenvestigingen — vraagt de klant vaak specifiek naar de hoofdvestiging, tenzij de lijst duidelijk om de leverende of contracterende vestiging vraagt. Staat dat er niet expliciet bij, dan is het gangbaar het adres van de hoofdvestiging aan te houden, en dat toe te lichten in het vrije-tekstveld als de lijst daar ruimte voor biedt. Wie internationaal levert, krijgt deze vraag vaak in combinatie met in welke landen de onderneming vestigingen heeft — de twee antwoorden horen dan bij elkaar te passen: het vestigingsadres van de hoofdvestiging moet logischerwijs in een van de opgegeven landen liggen.

Grondslag: Handelsregisterwet 2007

Dat het vestigingsadres een vastgelegd, controleerbaar gegeven is, volgt uit de Handelsregisterwet 2007: deze wet regelt welke gegevens van elke onderneming in het handelsregister worden opgenomen, waaronder het adres van de vestiging. Omdat dit gegeven al bij de KvK is vastgelegd, is een aparte verklaring of toelichting van de onderneming zelf meestal niet nodig — het uittreksel is de bron. Datzelfde uittreksel wordt overigens ook gebruikt als bewijsstuk bij de statutaire naam van de onderneming, zodat één document vaak meerdere velden in de lijst tegelijk onderbouwt.