När du fyller i en KYB-checklista från din bank eller försäkringsgivare går det nästan alltid fel på samma punkt: de uppgifter du lämnar stämmer inte exakt överens med det som redan är registrerat hos Handelsregistret och i UBO-registret. En annan stavning av företagsnamnet, ett utgånget utdrag, eller en ledamot som har ersatts men fortfarande är angiven som kontaktperson: det verkar vara små saker, men i praktiken orsakar de mest av förseningarna.
KYB står för Know Your Business: den kontroll som banker och försäkringsbolag är skyldiga att genomföra för affärskunder, bland annat för att fastställa vem som står bakom ett företag och om det stämmer överens med vad offentliga register visar. Den kontrollen genomförs delvis automatiserat: bankens system jämför det du fyller i med aktuell status hos Handelsregistret och UBO-registret. Så snart en avvikelse uppstår skickas ansökan till en anställd som måste kontrollera det manuellt, och det tar tid.
Varför små avvikelser orsakar stora förseningar
En KYB-kontroll är i grunden en jämförelse mellan källor. Banken eller försäkringsbolaget tittar inte bara på vad du själv fyller i, utan jämför det med Handelsregistret, UBO-registret och ibland en egen lista med sanktions- och riskkontroller. Så länge allt stämmer överens flödar ansökan genom automatiskt. Så snart något avviker, även om det är oavsiktligt, stoppas ansökan tills någon har kontrollerat det manuellt. För företagaren känns det ofta som godtycke, medan det vanligtvis bara är en detalj som inte längre stämmer.
De fel som förekommer oftast
Det vanligaste misstaget är ett föråldrat utdrag: checklistan frågar efter ett utdrag från Handelsregistret, men det exemplar som laddas upp är några månader gammalt och saknar en nylig ledningsväxling. Därefter kommer företagsnamnet som skrivs på ett något annat sätt än i handelsregistret, till exempel med eller utan rättslig form därefter. Ett tredje vanligt fel är en UBO som enligt registret fortfarande är registrerad, medan ägarskapet internt redan har ändrats men ännu inte har rapporterats till registret. Det förekommer också att kontaktpersonen som fyller i checklistan inte är samma som den behörig undertecknande ledamot, vilket gör att banken begär ytterligare dokument för att bekräfta behörigheten. Slutligen saknas ofta en nyligen utfärdad legitimation för UBO:n, även om denna ofta har begränsad giltighetstid.
Ingen av dessa punkter är komplicerad i sig själv. Problemet är att de bara upptäcks när checklistan redan har skickats in, och då måste du ändå gå tillbaka för att åtgärda något som du hade kunnat förhindra med en kort förkontroll.
Hur du undviker detta
Kärnan är enkel: jämför innan du skickar in. Hämta ett aktuellt utdrag från Handelsregistret, kontrollera att företagsnamnet bokstavligen stämmer överens med det du fyller i, och kontrollera att UBO-uppgifterna fortfarande stämmer överens med den faktiska situationen. Var också uppmärksam på giltighetstiden för identitetshandlingar; de går ut och accepteras då inte längre. Om du redan har dessa dokument samlade innan checklistan kommer in behöver du inte söka efter den senaste versionen varje gång. I kunskapsbanken där det per ämne är undersökt exakt vad en KYB-checklista frågar finns en överblick över de dokument som vanligtvis efterfrågas och var de kommer från.
Det hjälper också att i förväg veta hur många sådana här checklistor ditt företag faktiskt får och vilka av dem som arbetar med samma grundläggande uppgifter. Med ett par frågor ser du omedelbar var ditt företag ungefär står, utan att du behöver tillhandahålla något eller logga in på en portal hos en bank eller försäkringsgivare.
Vad detta löser och inte löser
En väl underhållen register förhindrar den mesta förseningen, men den ersätter inte bankens eller försäkringsgivarens egen bedömning. De bestämmer själva vilka dokument de behöver och när en ansökan är fullständig; vi läser inte dessa frågelistor och loggar inte in någonstans för er räkning. Om något förblir otydligt om vad en specifik institution exakt frågar, är kundsupport från den banken eller försäkringsgivaren rätt ställe att fråga. För frågor om er egen situation, till exempel när en UBO-förändring formellt måste rapporteras, är en jurist eller Handelskammaren rätt kontaktpunkt.
I vanliga frågor om vad du behöver och inte behöver dela med en avnämare förklaras vilka uppgifter som vanligtvis efterfrågas och vilka av dessa som förblir valfria. Och om du vill veta hur vi sammanställer informationen i kunskapsbasen och varför den är fritt tillgänglig, läser du det på sidan där det förklaras var informationen kommer ifrån..
Vill du snabbt se hur ditt företag mår innan nästa KYB-frågelista kommer in? Den kostnadsfria snabbscanningen ger en första indikation på några minuter, utan åtaganden.