Quando compilate un questionario KYB della vostra banca o assicurazione, quasi sempre qualcosa va storto nello stesso punto: i dati che fornite non corrispondono esattamente a quanto già registrato presso la Camera di Commercio e nel registro UBO. Una grafia diversa del nome dell'azienda, un estratto scaduto, o un amministratore nel frattempo sostituito ma ancora indicato come persona di contatto: sembrano dettagli insignificanti, ma in pratica causano la maggior parte dei ritardi.
KYB sta per Know Your Business: il controllo che banche e assicuratori sono obbligati a effettuare presso i clienti aziendali, tra l'altro per stabilire chi sta dietro un'azienda e se corrisponde a quanto risulta dai registri pubblici. Questo controllo avviene in parte in modo automatizzato: il sistema della banca confronta quello che compilate con lo stato attuale presso la Camera di Commercio e il registro UBO. Non appena emerge una discrepanza, la richiesta passa a un dipendente che deve verificarla manualmente, e questo richiede tempo.
Perché piccole discrepanze causano grandi ritardi
Un controllo KYB è fondamentalmente un confronto tra fonti. La banca o l'assicurazione non guarda solo quello che compilate voi stessi, ma lo confronta con il registro della Camera di Commercio, il registro UBO e talvolta un proprio elenco di controlli sulle sanzioni e i rischi. Finché tutto corrisponde, la richiesta procede automaticamente. Non appena qualcosa non corrisponde, anche se involontariamente, la richiesta viene sospesa fino a quando qualcuno non l'ha controllata manualmente. Per l'imprenditore questo spesso sembra arbitrario, mentre di solito è semplicemente un dettaglio che non è più corretto.
Gli errori che si verificano più frequentemente
L'errore più comune è un estratto obsoleto: il questionario richiede un estratto dalla Camera di Commercio, ma la copia caricata ha qualche mese ed è priva di un recente cambio di amministrazione. Segue il nome dell'azienda scritto leggermente diversamente rispetto al registro dei commerci, ad esempio con o senza la forma giuridica. Un terzo errore frequente è un UBO ancora registrato secondo il registro, mentre l'assetto azionario è stato modificato internamente ma non è stato ancora comunicato al registro. Accade anche che la persona di contatto che compila il questionario non sia la stessa del titolare della firma, il che induce la banca a richiedere documenti supplementari per confermarne i poteri. Infine, spesso manca una legittimazione recente dell'UBO, mentre spesso ha una validità limitata.
Nessuno di questi aspetti è complicato di per sé. Il problema è che emergono solo nel momento in cui il questionario è già stato inoltrato, e allora dovete tornare indietro per correggere qualcosa che avreste potuto evitare con un breve controllo preliminare.
Come evitarlo
Il principio è semplice: confrontate prima di inviare. Ottenete un estratto attuale dalla Camera di Commercio, verificate che il nome dell'azienda corrisponda esattamente a quello che compilate, e controllate se i dati UBO sono ancora corretti rispetto alla situazione reale. Prestate attenzione anche alla validità dei documenti di identificazione; scadono e non vengono più accettati. Chi ha già questi documenti a portata di mano prima dell'arrivo del questionario, non deve cercare di nuovo la versione più recente ogni volta. nella banca dati dove per ogni argomento è stato illustrato esattamente cosa chiede un questionario KYB è disponibile una panoramica dei documenti che di solito vengono richiesti e da dove provengono.
Aiuta anche a sapere in anticipo quanti questionari di questo tipo riceve effettivamente la vostra azienda e quali di essi utilizzano gli stessi dati di base. Con poche domande vedete immediatamente a che punto si trova approssimativamente la vostra azienda, senza che sia necessario fornire nulla o accedere a un portale di una banca o di un assicuratore.
Cosa risolve e cosa non risolve
Un dossier ben mantenuto evita la maggior parte dei ritardi, ma non sostituisce la valutazione propria della banca o dell'assicuratore. Loro stessi determinano quali documenti hanno bisogno e quando una domanda è completa; noi non leggiamo questi questionari e non accediamo a nessun portale per vostro conto. Se rimane qualcosa di poco chiaro su ciò che una specifica istituzione chiede esattamente, il servizio clienti di quella banca o assicuratore è il posto giusto per chiarire. Per domande sulla vostra situazione personale, ad esempio quando una modifica dell'UBO deve essere formalmente comunicata, un avvocato o la Camera di Commercio è il punto di contatto corretto.
In le domande frequenti su cosa dovete e non dovete condividere con un cliente è illustrato quali dati vengono richiesti standardmente e quali rimangono facoltativi. E se volete sapere come compiliamo le informazioni nella knowledge base e perché è accessibile gratuitamente, leggetelo la pagina che spiega da dove provengono le informazioni.
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