Když vyplňujete seznam KYB otázek od své banky nebo pojišťovny, skoro vždy dojde k problému na stejném místě: údaje, které uvedete, se přesně neshodují s tím, co je již zaregistrováno u Obchodní komory a v rejstříku UBO. Jiný způsob zápisu názvu společnosti, vypršený výpis, nebo vedoucí, který byl mezitím nahrazen, ale stále je uveden jako osoba ke kontaktu: zdá se to jako maličkosti, ale v praxi způsobují největší zpoždění.
KYB znamená Know Your Business: kontrola, kterou banky a pojišťovny povinně provádějí u obchodních klientů, mimo jiné aby zjistily, kdo za společností stojí a zda se to shoduje s tím, co ukazují veřejné rejstříky. Tato kontrola probíhá částečně automatizovaně: systém banky porovnává, co vyplníte, s aktuálním stavem u Obchodní komory a rejstříku UBO. Jakmile se objeví jakýkoli rozdíl, aplikace se přesune pracovníkovi, který ji musí ručně prošetřit, a to trvá čas.
Proč malé odchylky způsobují velké zpoždění
Kontrola KYB je v podstatě srovnáním mezi zdroji. Banka nebo pojišťovna se nejednotně dívá pouze na to, co sami vyplníte, ale porovnává to s rejstříkem KvK, rejstříkem UBO a někdy také s vlastním seznamem kontrol sankcí a rizik. Pokud se vše shoduje, aplikace se automaticky posouvá dál. Jakmile se něco liší, i když je to neúmyslné, aplikace se zastaví, dokud ji někdo ručně neprověří. Pro podnikatele se to často cítí jako svévole, zatímco obvykle jde jen o detail, který už není správný.
Chyby, které se vyskytují nejčastěji
Nejčastější chyba je zastaralý výpis: seznam otázek si vyžaduje výpis z KvK, ale exemplář, který je nahrán, je starý několik měsíců a postrádá nedávnou změnu vedení. Poté následuje název společnosti, který se zapisuje mírně jinak než v obchodním rejstříku, například s nebo bez právní formy za sebou. Třetí běžná chyba je osoba s podílem, která je podle rejstříku stále uvedena, zatímco vlastnictví akcií bylo interně již změněno, ale ještě nebylo hlášeno rejstříku. Vyskytuje se také, že osoba, která seznam otázek vyplňuje, není stejná jako pověřený vedoucí, což způsobí, že banka požaduje dodatečné dokumenty k potvrzení oprávnění. Nakonec často chybí nedávná legitimace osoby s podílem, která má často omezenou dobu platnosti.
Žádný z těchto bodů není sám o sobě složitý. Problém je v tom, že se objevují až v okamžiku, kdy je seznam otázek již odeslán, a pak se musíte vrátit a něco opravit, čemu jste se mohli vyhnout krátkou předchozí kontrolou.
Jak se tomu vyhnout
Jádro je jednoduché: porovnávejte před odesláním. Zažádejte si aktuální výpis od Obchodní komory, zkontrolujte, zda se název společnosti přesně shoduje s tím, co vyplňujete, a podívejte se, zda údaje o osobě s podílem stále odpovídají skutečné situaci. Věnujte také pozornost období platnosti dokladů totožnosti; vypršují a poté nejsou přijímány. Kdo má tyto dokumenty již pohromadě, než přijde seznam otázek, nemusí pokaždé znovu hledat nejnovější verzi. V databázi znalostí, kde je pro každý subjekt podrobně zpracováno, co přesně seznam KYB otázek požaduje je uveden přehled dokumentů, které jsou obvykle požadovány a odkud pocházejí.
Pomáhá také vědět předem, kolik takových seznamů otázek vaše společnost vlastně obdrží a které z nich pracují se stejnými základními údaji. S několika otázkami vidíte hned, přibližně kde se vaše společnost nachází, aniž byste museli cokoli dodat nebo se přihlašovat k portálu banky nebo pojišťovny.
Co to řeší a co ne
Dobře vedený spis sice předchází nečinnosti, ale nenahrazuje vlastní posouzení banky nebo pojišťovny. Ty si samy určují, které dokumenty potřebují a kdy je žádost úplná; my tyto dotazníky nečteme a nepřihlašujeme se nikde vaším jménem. Pokud vám něco zůstane nejasné ohledně toho, co konkrétní instituce přesně požaduje, je služba zákazníků dané banky nebo pojišťovny řádným místem, kde se to zeptat. Máte-li otázky o své vlastní situaci, například kdy musí být formálně oznámena změna UBO, je právník nebo Obchodní a průmyslová komora správným kontaktem.
V nejčastěji kladených otázkách o tom, co a co nemusíte sdílet s odběratelem jsou vysvětlena, která data se standardně požadují a která z nich zůstávají volitelná. A pokud chcete vědět, jak informace v naší znalostní bázi zpracováváme a proč jsou volně dostupné, přečtete si to na stránce, kde se vysvětluje, odkud informace pocházejí.
Chcete si rychle prohlédnout, jak se vaší firmě daří ještě před tím, než dorazí další KYB dotazník? Bezplatný rychlý scan vám za pár minut poskytne první orientaci bez povinností.