Kun täytätte pankin tai vakuutusyhtiön KYB-kyselylomaketta, lähes aina ongelmaksi muodostuu sama seikka: antamanne tiedot eivät vastaa täsmälleen sitä, mikä on jo rekisteröity Kauppakamariin ja UBO-rekisteriin. Erilainen kirjoitusasu yrityksen nimestä, vanhentuneet asiakirjat tai johtaja, joka on vaihtunut mutta on edelleen merkitty yhteyshenkilöksi: nämä näyttävät pieninä asioina, mutta käytännössä ne aiheuttavat eniten viiveitä.
KYB tarkoittaa Know Your Business (tunne asiakkaasi) -periaatetta: pankkien ja vakuutusyhtiöiden velvoitteena suoritettavaa tarkastusta, jolla muun muassa selvitetään, kuka on yrityksen takana ja vastaavatko tiedot julkisissa rekistereissä oleviin tietoihin. Tarkastus tapahtuu osittain automaattisesti: pankin järjestelmä vertaa antamianne tietoja Kauppakamariin ja UBO-rekisteriin merkittyihin ajantasaisiin tietoihin. Kun havaitaan eroavaisuus, hakemus siirretään työntekijälle, joka joutuu tutkimaan sen manuaalisesti, mikä vie aikaa.
Miksi pienet poikkeamat aiheuttavat suuria viiveitä
KYB-tarkastus on pohjimmiltaan lähteiden vertailua. Pankki tai vakuutusyhtiö ei katsele vain antamianne tietoja, vaan vertaa niitä Kaupparekisteriin, UBO-rekisteriin ja joskus omiin pakotelistoihin ja riskitarkastuksiin. Niin kauan kuin kaikki vastaa, hakemus etenee automaattisesti. Kun jokin poikkeaa, vaikka se olisi vahingossa, hakemus pysähtyy, kunnes joku on tarkistanut sen manuaalisesti. Yrittäjälle tämä usein tuntuu mielivaltaiselta, vaikka kyse on yleensä vain yksityiskohdasta, joka ei enää ole ajan tasalla.
Yleisimmät virheet
Yleisin virhe on vanhentuneet asiakirjat: kyselylomake pyytää KvK-ottetta, mutta ladattava kappale on pari kuukautta vanha ja siitä puuttuu viimeaikainen johtajien vaihto. Seuraavaksi tulee yritysnimi, joka kirjoitetaan hieman eri tavalla kuin kaupparekisterissä, esimerkiksi oikeusmuoto joko mukana tai ilman. Kolmantena yleisesti esiintyvänä virheenä on UBO, joka rekisterin mukaan on edelleen merkitty, vaikka osakkuus on muuttunut sisäisesti mutta sitä ei ole vielä ilmoitettu rekisteriin. Myös tapahtuu, että kyselylomakkeen täyttävä yhteyshenkilö ei ole sama kuin allekirjoitusoikeutettu johtaja, jolloin pankki pyytää lisäasiakirjoja oikeuksien vahvistamiseksi. Lopuksi puuttuu usein UBO:n tuore henkilöllisyyden todistus, vaikka sillä on usein rajoitettu voimassaoloaika.
Mikään näistä kohdista ei ole sinänsä monimutkainen. Ongelma on, että ne tulevat huomattaviksi vasta silloin, kun kysymyslomake on jo jätetty, ja sinun on palattava korjaamaan jotain, jonka olisit voinut estää lyhyellä ennakkotarkastuksella.
Kuinka voit estää tämän
Ydin on yksinkertainen: vertaa ennen jättämistä. Hanki voimassa oleva otteet Kauppakamarista, tarkista, että yrityksen nimi vastaa kirjaimellisesti siihen, mitä täytät, ja tarkista, ovatko UBO-tiedot edelleen yhtäpitävät todellisen tilanteen kanssa. Kiinnitä huomiota myös henkilöllisyystodistusten voimassaolon kestoon; ne vanhentuvat ja niitä ei enää hyväksytä. Joilla on nämä asiakirjat jo koottuina ennen kuin kysymyslomake saapuu, ei tarvitse aina etsiä uudelleen uusinta versiota. Kohdassa tietokannat, jossa kutakin aihetta kohti on tutkittu, mitä KYB-kysymyslomake tarkalleen ottaen kysyy on yleensä pyydettyjen asiakirjojen ja niiden alkuperän yleiskatsaus.
Se auttaa myös, jos tietää etukäteen, kuinka monta tällaista kysymyslomaketta yrityksesi todellisuudessa saa ja kuinka monet niistä työskentelevät samoilla perustiedoilla. Muutamalla kysymyksellä näet heti, missä yrityksesi suunnilleen sijaitseeilman, että sinun tarvitse toimittaa mitään tai kirjautua pankin tai vakuutusyhtiön portaaliin.
Mitä se ratkaisee ja mitä ei
Hyvin ylläpidetty asiakirjakokoelma estää suurimman osan viivästyksistä, mutta se ei korvaa pankin tai vakuutusyhtiön omaa arviointia. Ne päättävät itse, mitä asiakirjoja ne tarvitsevat ja milloin hakemus on täydellinen; emme lue näitä kyselylomakkeita eikä kirjaudu minnekään puolestanne. Jos jokin jää epäselväksi siitä, mitä jokin tietty laitos tarkalleen ottaen pyytää, kyseisen pankin tai vakuutusyhtiön asiakaspalvelu on oikea paikka tiedustella sitä. Omasta tilanteestanne koskeviin kysymyksiin, esimerkiksi siihen, milloin UBO-muutos on muodollisesti ilmoitettava, oikea yhteyshenkilö on lakimies tai Kauppakamaresta.
Kohdassa usein kysytyt kysymykset siitä, mitä sinun on ja ei ole pakko jakaa asiakkaalle on selitetty, mitä tietoja yleensä pyydetään ja mitkä niistä ovat valinnaisia. Jos haluat tietää, kuinka kootamme tiedon tietokantaan ja miksi se on vapaasti saatavilla, voit lukea sen sivulla, jolla selitetään, mistä tieto tulee.
Haluatko nopeasti nähdä, miten yrityksesi tilanne on, ennen kuin seuraava KYB-kyselylomake saapuu? Ilmainen pikakysely antaa muutamassa minuutissa alustavaa arviota ilman velvoitteita.