Keď vyplňujete dotazník KYB od vašej banky alebo poisťovne, chyby sa vyskytujú takmer vždy na tom istom mieste: údaje, ktoré uvediete, sa presne nezhodujú s tým, čo je už registrované v Obchodnom registri a v registri UBO. Iný spôsob zápisu názvu spoločnosti, vypršaný výpis, alebo riaditeľ, ktorý bol medzitým nahradený, ale je stále uvedený ako kontaktná osoba: zdá sa to byť maličkosť, ale v praxi to spôsobuje najväčšie oneskorenia.
KYB znamená Know Your Business: kontrola, ktorú sú banky a poisťovne povinné vykonávať u obchodných klientov, okrem iného aby zistili, kto za spoločnosťou stojí a či to súhlasí s tým, čo ukazujú verejné registre. Táto kontrola sa vykonáva čiastočne automatizovane: systém banky porovnáva to, čo vy vyplníte, s aktuálnym stavom v Obchodnom registri a registri UBO. Ako len sa objaví rozdiel, žiadosť prejde k zamestnancovi, ktorý ju musí vyriešiť ručne, a to trvá čas.
Prečo malé nezrovnalosti spôsobujú veľké oneskorenia
KYB-kontrola je v podstate porovnaním zdrojov. Banka alebo poisťovňa sa nepozerá len na to, čo vy sami vyplníte, ale porovnáva to s registrom KVK, registrom UBO a niekedy aj s vlastným zoznamom санкцií a kontroly rizík. Pokiaľ sa všetko zhoduje, žiadosť prebieha automaticky. Ako len sa niečo líši, aj keď je to bez úmyslu, žiadosť sa zastaví, kým ju niekto ručne nepreskúma. Pre podnikateľa to často pôsobí ako svojvôľa, pričom ide zvyčajne len o detail, ktorý už neplatí.
Chyby, ktoré sa vyskytujú najčastejšie
Najčastejšia chyba je zastaraný výpis: dotazník žiada výpis z Obchodného registra, ale kópie, ktorá sa nahrá, má niekoľko mesiacov a chýba v nej nedávna zmena vedenia. Potom nasleduje názov spoločnosti, ktorý je zapísaný trošku inak ako v obchodnom registri, napríklad s alebo bez právnej formy na konci. Treťou časťou veľmi často sa vyskytujúcou chybou je fyzická osoba s kontrolným vplyvom (UBO), ktorá je podľa registra stále uvedená, zatiaľ čo vlastníctvo akcií sa interne už zmenilo, ale ešte nebolo hlásené registru. Vyskytuje sa aj prípad, kedy osoba, ktorá dotazník vyplňuje, nie je tá istá osoba ako podpisujúci oprávnený riaditeľ, čoho dôsledkom je, že banka si vyžaduje dodatočné dokumenty na potvrdenie oprávnenia. Nakoniec často chýba nedávny doklad totožnosti oseby s kontrolným vplyvom, hoci ten má často obmedzenú dobu platnosti.
Žiadny z týchto bodov nie je zložitý sám o sebe. Problém je v tom, že sa objavia až v momente, keď je dotazník už odoslaný, a potom musíte ísť späť, aby ste niečo opravili, čomu ste mohli predísť krátkou kontrolou vopred.
Ako tomu zabrániť
Jadrom je jednoduchosť: skontrolujte pred odoslaním. Získajte aktuálny výpis z Obchodného registra, skontrolujte, či sa názov spoločnosti doslova zhoduje s tým, čo vyplňujete, a pozrite sa, či sú údaje osôb s kontrolným vplyvom stále v súlade so skutočnou situáciou. Venujte pozornosť aj dobe platnosti dokladov totožnosti; tá vypršiava a potom už nie sú akceptované. Kto má tieto dokumenty už zástupia vopred, než dotazník príde, nemusí zakaždým znovu hľadať najnovšiu verziu. V znalostnej báze, kde sa spracúva, čo konkrétne dotazník KYB požaduje je prehľad dokumentov, ktoré sa zvyčajne požadujú a odkiaľ pochádzajú.
Pomáha aj vedieť vopred, koľko takýchto dotazníkov vaša spoločnosť vlastne dostáva a ktoré z nich pracujú s rovnakými základnými údajmi. S niekoľkými otázkami hneď vidíte, na akom mieste sa vaša spoločnosť približne nachádza, bez toho, aby ste za tým museli čokoľvek dodať alebo sa prihlásiť na portáli banky alebo poisťovne.
Čo to rieši a čo nie
Dobre vedené dossier predchádza väčšine oneskoreníam, ale nenahrádza vlastné posúdenie banky alebo poisťovne. Oni sami určujú, ktoré dokumenty potrebujú a kedy je žiadosť úplná; my tieto zoznamy otázok nečítame a nikde sa v tebou nehlásime. Ak vám niečo ostane nejasné o tom, čo presne konkrétna inštitúcia požaduje, je zákaznícky servis tej banky alebo poisťovne správnym miestom, kde si to môžete ujasniť. Na otázky o vašej vlastnej situácii, napríklad kedy je zmena UBO povinná, je právnik alebo Obchodná a priemyselná komora správnym kontaktom.
V často kladených otázkach o tom, čo musíte a nemusíte zdieľať s odberateľom je vysvetlené, ktoré údaje sa zvyčajne požadujú a ktoré z nich ostávajú fakultatívne. A ak chcete vedieť, ako zostavujeme informácie v našej znalostnej báze a prečo sú voľne dostupné, prečítate si to na stránke, na ktorej je vysvetlené, odkiaľ informácie pochádzajú.
Chcete si rýchlo pozrieť, ako sa vaša spoločnosť darí, kým príde ďalší zoznam otázok KYB? Bezplatné rýchle skenovanie vám dá v pár minútach prvý ukazovateľ, bez záväzkov.