werkt het ook als de vragenlijst een pdf of excel is

Excel en pdf zijn de norm, niet de uitzondering

Ja, dit werkt met Excel en met pdf — dat zijn juist de twee formats die de meeste klantportalen opleveren. Een vragenlijst komt zelden als nette webform binnen; meestal is het een Excel-export uit een tool als EcoVadis of een ondertekend pdf-formulier van een bank of verzekeraar. Het systeem leest de tekst van de vragen, koppelt ze aan het ketendossier en zet er een voorstel-antwoord bij. Bij Excel gaat dat via de celstructuur, bij pdf via tekstherkenning — in beide gevallen blijft de herkenning per vraag, niet per document, dus een rommelig format met samengevoegde cellen of afbeeldingen van tabellen kan de herkenning van individuele vragen missen.

Wat er in de praktijk verschilt tussen de twee formats is niet óf het werkt, maar hoe goed de herkenning raakt. Een pdf die zelf een scan is van een ingevuld formulier, is voor tekstherkenning lastiger dan een pdf met echte tekst erin. Bij Excel is het risico eerder dat een vraag in een aparte tab staat, of dat een vraag over bijvoorbeeld de jaaromzet van de onderneming verstopt zit in een cel met meerdere subvragen. In al die gevallen krijgt de klant bij het bevestigen te zien welk antwoord bij welke vraag is voorgesteld, en kan hij per antwoord met ja of nee reageren voordat het teruggaat naar het portaal van zijn klant.

Wat de herkenning wel en niet raakt

Vragen die letterlijk overeenkomen met een veld in het ketendossier — zoals het vestigingsadres van de onderneming of het aantal medewerkers — worden het meest betrouwbaar herkend, in elk format. Vragen die zijn geformuleerd als vrije tekst, met toelichting of met een keuze uit meerdere sub-items in één cel, vragen vaker een handmatige controle. Dat is geen beperking van Excel of pdf op zichzelf, maar van hoe de opsteller van de vragenlijst die vraag heeft vormgegeven.