toimiiko se myös, jos kyselylomake on pdf- tai excel-muodossa

Excel ja PDF ovat normi, ei poikkeus

Kyllä, tämä toimii Excel- ja PDF-muodoissa — nämä ovat juuri kaksi muotoa, joita useimmat asiakkaidenhallintajärjestelmät tarjoavat. Kyselylomake saapuu harvoin siistinä verkkolomakkeena; useimmiten se on Excel-vie Exceleistä työkalusta, kuten EcoVadis, tai pankin tai vakuutusyhtiön allekirjoitettu PDF-lomake. Järjestelmä lukee kysymysten tekstin, yhdistää ne toimitusketjun dossioon ja lisää niihin ehdotusvastauksena. Excelissä se tapahtuu solurakenteen kautta, PDF-tiedostoissa tekstintunnistuksen kautta — kummassakin tapauksessa tunnistus tapahtuu kysymyskohtaisesti, ei asiakirjakohtaisesti, joten epäsiisti muoto, jossa on yhdistettyjä soluja tai taulukkojen kuvia, voi jäädä tunnistamatta yksittäisten kysymysten kannalta.

Se, mikä käytännössä eroaa näiden kahden muodon välillä, ei ole se, toimiiko se vai ei, vaan kuinka hyvin tunnistus osuu oikeaan. PDF-tiedosto, joka on itse skannattu täytetystä lomakkeesta, on tekstintunnistusta varten haastavampi kuin PDF-tiedosto, jossa on todellista tekstiä. Excelissä riski on pikemminkin siinä, että kysymys on erillisellä välilehdellä tai että kysymys esimerkiksi yrityksen vuosittainen liikevaihto on piilotettu soluun, jossa on useita alikysymyksiä. Kaikissa näissä tapauksissa asiakas näkee vahvistamisessa, mitä vastausta ehdotetaan mihin kysymykseen, ja hän voi vastata jokaiseen vastaukseen kyllä tai ei ennen kuin se lähetetään takaisin asiakkaansa portaaliin.

Se, mitä tunnistus saavuttaa ja mitä ei

Kysymykset, jotka vastaavat kirjaimellisesti toimitusketjun dossierissa olevaa kenttää — kuten yrityksen sijainnista tai työntekijöiden lukumäärä — tunnistetaan luotettavimmin jokaisessa muodossa. Kysymykset, jotka on muotoiltu vapaaksi tekstiksi, perustelulla tai useiden ali-itemien valinnan kanssa yhdessä solussa, vaativat useammin manuaalista tarkistusta. Tämä ei ole Excelin tai PDF:n itsensä rajoitus, vaan se, kuinka kysymyslistan laatija on muotoillut kysymyksen.