¿funciona también si la lista de preguntas es un pdf o excel?

Excel y PDF son la norma, no la excepción

Sí, esto funciona con Excel y con PDF — esos son precisamente los dos formatos que la mayoría de los portales de clientes generan. Una lista de preguntas raramente llega como un formulario web bien estructurado; generalmente es una exportación de Excel de una herramienta como EcoVadis o un formulario PDF firmado de un banco o asegurador. El sistema lee el texto de las preguntas, las vincula al expediente de la cadena y añade una respuesta propuesta. Con Excel funciona a través de la estructura de celdas, con PDF a través del reconocimiento de texto — en ambos casos el reconocimiento se mantiene por pregunta, no por documento, por lo que un formato desordenado con celdas fusionadas o imágenes de tablas puede no reconocer correctamente las preguntas individuales.

Lo que difiere en la práctica entre los dos formatos no es si funciona, sino cuán bien acierta el reconocimiento. Un PDF que en sí es un escaneo de un formulario rellenado es más difícil para el reconocimiento de texto que un PDF con texto real. Con Excel el riesgo es más bien que una pregunta esté en una pestaña separada, o que una pregunta sobre por ejemplo la facturación anual de la empresa esté oculta en una celda con múltiples subpreguntas. En todos estos casos, el cliente ve durante la confirmación qué respuesta se ha propuesto para qué pregunta y puede responder sí o no para cada respuesta antes de que vuelva al portal de su cliente.

Lo que el reconocimiento sí y no alcanza

Las preguntas que coinciden literalmente con un campo en el expediente de la cadena — como el domicilio de la empresa o el número de empleados — se reconocen de manera más confiable en cualquier formato. Las preguntas formuladas como texto libre, con explicación o con una opción entre varios subelementos en una celda requieren más a menudo una verificación manual. Esto no es una limitación de Excel o PDF en sí, sino de cómo el creador de la lista de preguntas ha estructurado esa pregunta.