Funguje to také s PDF nebo Excelem

Excel a PDF jsou norma, ne výjimka

Ano, toto funguje s Excelem a s PDF — to jsou právě dva formáty, které nejčastěji vyrábějí portály zákazníků. Dotazník se zřídka dostane jako pěkný webový formulář; obvykle jde o Excel export z nástroje jako EcoVadis nebo podepsaný PDF formulář od banky nebo pojišťovny. Systém přečte text otázek, propojí je se souborem řetězce a přidá k nim návrh odpovědi. U Excelu to funguje prostřednictvím struktury buněk, u PDF prostřednictvím optického rozpoznávání textu — v obou případech zůstává rozpoznávání na otázku, ne na dokument, takže neuspořádaný formát se sloučenými buňkami nebo obrázky tabulek může minout rozpoznávání jednotlivých otázek.

Rozdíl, který se v praxi projeví mezi těmito dvěma formáty, není v tom, zda to funguje, ale v tom, jak dobré je rozpoznávání. PDF, které je samo sknem vyplněného formuláře, je pro optické rozpoznávání textu obtížnější než PDF se skutečným textem v něm. U Excelu je riziko spíše v tom, že se otázka nachází na samostatné kartě, nebo že se otázka týkající se například roční obrat podniku skrývá v buňce s více dílčími otázkami. Ve všech těchto případech vidí zákazník při potvrzení, který návrh odpovědi je navržen ke které otázce, a může reagovat na každou odpověď ano nebo ne, než se vrátí do portálu svého zákazníka.

Co rozpoznávání zasáhne a co ne

Otázky, které doslova odpovídají poli v souboru řetězce — jako třeba adresy místa podnikání podniku nebo počet zaměstnanců — jsou rozpoznávány nejspolehlivěji, v každém formátu. Otázky formulované jako volný text, s vysvětlením nebo s výběrem z více dílčích položek v jedné buňce, vyžadují oftalmologickou kontrolu. To není omezení samotného Excelu nebo PDF, ale toho, jak tvůrce dotazníku tuto otázku utvaroval.