KYB-kyselylomake, lyhenne sanoista Know Your Business, on tarkastus, jonka pankit ja vakuutusyhtiöt suorittavat ennen kuin he avaamat liiketoiminnan tilin, solmivat vakuutuksen tai jatkavat olemassa olevaa suhdetta. He haluavat tietää, kuka yrityksenne takana on, mitä yritys tekee, ja onko olemassa signaaleja, jotka vaativat lisähuomiota. Pyydetyt asiakirjat tulevat suurelta osin samoiksi jokaisen pankin tai vakuutusyhtiön kohdalla, vaikka se, kuinka tiukasti niitä tarkastetaan, vaihtelee laitoksittain.
Ydin muodostuu yleensä viidestä osasta: ajankohtaisesta kaupparekisterinotteesta, UBO-ilmoituksesta sekä siihen liittyvistä identiteettiasiakirjoista, yrityksen säännöistä, näkemyksestä osakkeenomistajan rakenteesta ja selvityksestä liiketoiminnan luonteesta. Vakuutusyhtiössä kysytään usein myös liikevaihdon tai toimialan ilmoitusta, koska se vaikuttaa riskinarvointiin. Mikään näistä asiakirjoista ei tarvitse tilata erityisesti pankkiin; kysymys on asiakirjoista, joita lähes jokaisella yrityksellä on jonnekin säilytettyinä.
Miksi UBO-rekisteri ei aina ole riittävä
Monet yrittäjät ajattelevat, että UBO-rekisteriin merkintä on riittävä todiste. Rekisteri osoittaa, kuka on merkitty lopulliseksi edunsaajaksi, mutta pankki tai vakuutusyhtiö ei käytännössä saa luottaa siihen sokean silmin. Siksi he usein pyytävät lisäksi voimassa olevan henkilöllisyystodistuksen jokaiselta UBO:lta, ja joskus osakkeenomistajan rakennekaavion, jos se kulkee useiden yhtiöiden kautta. Se on yksityiskohta, joka KYB-tarkastuksessa aiheuttaa useimmiten viivästyksiä: ei itse UBO-ilmoituksen toimittaminen, vaan sen taustalla olevan jokaisen henkilöllisyysasiakirjan saaminen täydelliseksi ja ajantasaiseksi.
Mitä käsitteet UBO ja KYB tarkalleen ottaen sisältävät ja miten ne liittyvät toisiinsa, voit lukea yksityiskohtaisemmin tietopankista, jossa on selitys aiheittain.
Pätevyys on toinen huomionkohta
Useimmat pankit hyväksyvät kaupparekisteriotteen vain, jos se ei ole yli muutaman kuukauden vanha; vanhentunutta UBO:n henkilöllisyystodistusta hylätään joka tapauksessa. Koska KYB-tarkastus ei ole kertaluonteinen vaan monissa laitoksissa toistetaan säännöllisesti, käytännön ongelma ei usein ole asiakirjojen löytäminen vaan sen seuranta, mitkä niistä ovat jo vanhentuneet seuraavan tarkastuksen sattuessa. Tämä koskee paitsi kaupparekisteri- ja henkilöllisyysasiakirjoja myös mahdollisia liiketoiminnan luonnetta koskevia selvityksiä, jotka voivat vanhentua ajan myötä.
Mitä sinun ei tarvitse toimittaa vakiona
KYB-kyselylomake koskee yrityksen henkilöllisyyttä ja rakennetta, ei liiketoimintaa laajassa mielessä. Tiedot, joilla ei ole tekemistä omistajuuden, määräysvallan tai toimintojensa luonteen kanssa, eivät kuulu sinne pääsääntöisesti. Jos epäilet, kuuluuko pyydetty asiakirja kohtuullisesti KYB-tarkastukseen, se on asia, joka kannattaa ottaa esille kyseisen laitoksen kanssa tai antaa juristi arvioida; tästä ei voi antaa yleistä arviota.
Kun kerran koottu, aina uudelleen tarpeen
KYB-tarkastuksen epämiellyttävää puolta ei ole ensimmäinen kerta vaan toistaminen. Sama pankki pyytää ajan kuluttua uutta ajankohtaista otetta, ja toinen pankki tai vakuutusyhtiö pyytää lähes samoja asiakirjoja hieman eri järjestyksessä. Asiakirjat ja niiden voimassaolopäivä sisältävä dossieeri säästää etupäässä aikaa, ei sisältöä. Kuinka tällainen dossieeri on koottu ja mistä tieto peräisin, on selitetty sivulla siitä, miten supplia.eu toimii.
Haluatteko tietää, tuleeko yrityksellenne pian KYB-kyselylomake ja mitä asiakirjoja siihen tyypillisesti pyydetään, ilmainen tarkistus muutamalla kysymyksellä antaa ensimmäisen viitteen. Kysymyksiä tietojenne käsittelystä voit osoitella tietojen turvaamisesta kertovalle sivulle.