Un cuestionario KYB, abreviatura de Know Your Business, es la revisión que realizan los bancos y aseguradoras antes de abrir una cuenta comercial, contratar un seguro o continuar una relación existente. Quieren saber quién está detrás de su empresa, qué hace la empresa, y si hay señales que requieran atención adicional. Los documentos solicitados en este proceso son en gran medida los mismos para cada banco o asegurador, aunque el nivel de escrutinio varía según la institución.
El núcleo generalmente consta de cinco componentes: un extracto actual de la Cámara de Comercio, la declaración de UBO con los documentos de identidad correspondientes de los beneficiarios finales, los estatutos de la empresa, información sobre la estructura de accionistas, y una declaración sobre la naturaleza de las actividades comerciales. Con un asegurador, a menudo se añade una declaración del volumen de ventas o el sector, porque esto afecta la evaluación de riesgos. Ninguno de estos documentos necesita ser preparado especialmente para el banco; se trata de documentos que casi todas las empresas ya tienen guardados en algún lugar.
Por qué el registro de UBO no siempre es suficiente
Muchos empresarios creen que un registro en el registro de UBO es prueba suficiente. Ese registro muestra quién ha sido registrado como beneficiario final, pero un banco o asegurador no puede confiar ciegamente en él en la práctica. Por lo tanto, a menudo solicitan adicionalmente un documento de identidad válido de cada UBO, y a veces un diagrama de la estructura de accionistas si se extiende a través de varias empresas. Este es el detalle que más frecuentemente causa retrasos en una revisión KYB: no la presentación de la declaración de UBO en sí, sino obtener de forma completa y actual los documentos de identidad subyacentes de todos los que figuran en esa declaración.
Qué significan exactamente los términos UBO y KYB y cómo se relacionan entre sí, puede leerlo con más detalle en la base de conocimientos con explicaciones por tema.
La validez es el segundo punto de atención
La mayoría de los bancos solo aceptan un extracto de la Cámara de Comercio si no tiene más de unos pocos meses de antigüedad; un documento de identidad vencido de un UBO será rechazado de todas formas. Como una revisión KYB no es única sino que se repite periódicamente en muchas instituciones, el problema práctico a menudo no es encontrar los documentos, sino mantener un registro de cuáles han vencido en el momento en que llega la siguiente revisión. Esto se aplica no solo a los documentos de la Cámara de Comercio e identidad, sino también a cualquier declaración sobre actividades comerciales que pueden volverse obsoletas con el tiempo.
Qué no tiene que entregar de forma estándar
Un cuestionario KYB trata sobre la identidad y estructura de su empresa, no sobre su operación empresarial en sentido amplio. Los datos que no tienen relación con la propiedad, el control o la naturaleza de sus actividades, en principio no tienen cabida en él. Si duda sobre si un documento solicitado corresponde razonablemente a una revisión KYB, eso es algo que debe consultar con la institución o hacer que un abogado lo evalúe; no es posible hacer una evaluación general al respecto aquí.
Una vez recopilados, necesarios una y otra vez
Lo desagradable de una revisión KYB no es la primera vez, sino la repetición. El mismo banco solicita después de un tiempo un extracto actualizado nuevamente, y un segundo banco o asegurador solicita prácticamente los mismos documentos en un orden ligeramente diferente. Un dossier en el que los documentos y su fecha de validez estén claramente organizados, ahorra principalmente tiempo, no contenido. Cómo se estructura tal dossier y de dónde proviene la información, se explica en la página sobre cómo funciona supplia.eu.
Si desea saber si su empresa pronto recibirá un cuestionario KYB y qué documentos típicamente se solicitan en él, entonces le proporciona la comprobación gratuita en un par de preguntas una primera indicación. Para preguntas sobre cómo se tratan sus datos al respecto, puede consultar en la página sobre protección de sus datos.