Et KYB-spørgeskema, forkortelse for Know Your Business, er den kontrol, som banker og forsikringsselskaber udfører, før de åbner en erhvervskonto, tegner en forsikring eller fortsætter et eksisterende forhold. De ønsker at vide, hvem der står bag din virksomhed, hvad virksomheden laver, og om der er signaler, der kræver ekstra opmærksomhed. De dokumenter, der anmodes om herved, kommer stort set tilbage hos hver bank eller forsikringsgiver, selvom det varierer fra institution til institution, hvor strengt de bliver kontrolleret.
Kernen består normalt af fem dele: et aktuelt uddrag fra Erhvervsstyrelsens Foretaksregister, UBO-oplysningen med de tilhørende identitetspapirer for de udelukkende betydningsfulde ejere, virksomhedens vedtægter, indsigt i aktionærstrukturen, og en erklæring om arten af erhvervsaktiviteten. Hos en forsikringsgiver kommer der ofte en oplysning om omsætning eller sektor til, fordi det påvirker risikovurderingen. Du behøver ikke få lavet særskilt nogle af disse dokumenter til banken; det drejer sig om dokumenter, som næsten enhver virksomhed allerede har liggende et sted.
Hvorfor UBO-registeret ikke altid er nok
Mange virksomhedsejere mener, at en registrering i UBO-registeret er tilstrækkeligt bevis. Det register viser, hvem der er angivet som udelukkende betydningsfuld ejer, men en bank eller forsikringsgiver må i praksis ikke stole blindt på det. De anmoder derfor ofte yderligere om et gyldig identitetspapir fra hver UBO, og sommetider om et skema over aktionærstrukturen, hvis den løber gennem flere selskaber. Det er den detalje, der oftest forsinker en KYB-kontrol: ikke indsendelse af selve UBO-oplysningen, men at få de underliggende identitetspapirer fra alle, der står på den oplysning, fuldstændigt og aktuelt.
Hvad begreberne UBO og KYB betyder præcist, og hvordan de forholder sig til hinanden, kan du læse mere udførligt på vidensbanken med forklaring pr. emne.
Gyldighed er det anden opmærksomhedspunkt
Et uddrag fra Erhvervsstyrelsens Foretaksregister bliver af de fleste banker kun accepteret, hvis det ikke er ældre end nogle få måneder; et udløbet identitetspapir fra en UBO bliver alligevel afvist. Fordi en KYB-kontrol ikke er engangsforløb, men ved mange institutioner gentages periodisk, er det praktiske problem ofte ikke at finde dokumenterne, men at holde styr på, hvilke der allerede er udløbet, når den næste kontrol kommer forbi. Det gælder ikke kun for Erhvervsstyrelsens Foretaksregister- og identitetspapirerne, men også for eventuelle erklæringer om erhvervsaktiviteten, der med tiden kan blive forældede.
Hvad du ikke standardmæssigt behøver at levere
Et KYB-spørgeskema handler om identiteten og strukturen af din virksomhed, ikke om din forretningsdrift i bred forstand. Data, der ikke har noget med ejerskab, indflydelse eller arten af dine aktiviteter at gøre, hører i princippet ikke derhen. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et anmodet dokument med rimelighed hører til en KYB-kontrol, er det noget, du skal spørge institutionen selv om eller få vurderet af en jurist; en generel vurdering heraf kan ikke gives her.
Når de først er samlet, igen og igen påkrævet
Det irriterende ved en KYB-kontrol er ikke første gang, men gentagelsen. Den samme bank anmoder efter en tids forløb igen om et aktuelt uddrag, og en anden bank eller forsikringsgiver anmoder om næsten de samme dokumenter i en lidt anden rækkefølge. Et dossier, hvori dokumenterne og deres gyldigheddatoer er overskueligt indført, sparer især tid, ikke indhold. Hvordan sådant et dossier er opbygget, og hvor informationen kommer fra, bliver forklaret på siden om, hvordan supplia.eu fungerer.
Hvis du ønsker at vide, om din virksomhed snart skal håndtere et KYB-spørgeskema, og hvilke dokumenter der typisk anmodes om derved, kan den gratis check i nogle få spørgsmål en første indikation. Hvis du har spørgsmål om, hvordan dine data behandles i den forbindelse, kan du gå til siden om sikkerhed for dine data.