KYB-küsimustik, lühend sõnast Know Your Business, on kontroll, mida pangad ja kindlustajad viivad läbi enne ärilise konto avamist, kindlustuse sõlmimist või olemasoleva suhte jätkamist. Nad soovivad teada, kes teie ettevõtte taga seisab, mida ettevõte teeb, ja kas on signaalid, mis nõuavad lisapüüdu. Dokumendid, mida sellega seoses küsitakse, ulatuvad enamasti iga panga või kindlustaja juures tagasi, kuigi erinevad institutsioonid neid erinevalt ranged kontrollidele allutavad.
Südames on tavaliselt viis osa: kehtiv Kaubanduskoja register, UBO-deklaratsioon koos lõplikult benefitsiaaride isikut tõendavate dokumentidega, ettevõtte põhikirja, aktsionäride struktuuri ülevaade ja avaldus ettevõtteliikuse iseloomu kohta. Kindlustaja puhul lisandub sageli käibe või sektori avaldus, sest see mõjutab riskihinnangut. Ükski neist dokumentidest ei pea te spetsiaalselt pangale koostama; tegemist on dokumentidega, mis peaaegu igal ettevõttel on kusagil olemas.
Miks UBO-register ei ole alati piisav
Paljud ettevõtjad arvavad, et registreerimine UBO-registris on piisav tõend. See register näitab, kes on lõpliku benefitsiaarina registreeritud, kuid pank või kindlustaja ei tohi praktikas sellele pimesi tugineda. Seetõttu paluvad nad sageli täiendavalt iga UBO-ga kehtivat isikut tõendavat dokumenti ja mõnikord aktsionäride struktuuri skeemi, kui see käib mitme äriühingu kaudu. See on detail, mis KYB-kontrolli ajal kõige sagedamini viivitust põhjustab: mitte UBO-deklaratsiooni enda esitamine, vaid iga inimese taga olevate isikut tõendavate dokumentide täielik ja kehtiv kogumine.
Milliseid mõisteid UBO ja KYB täpselt sisaldavad ja kuidas need üksteisesse suhtuvad, leiate laiemal kujul järgmiselt teadmusbaas koos selgitustega teemade kaupa.
Kehtivus on teine tähelepanupunkt
KvK-registrit aktsepteerivad enamik panku ainult siis, kui see ei ole vanem kui mõned kuud; aegunud UBO isikut tõendav dokument omistatakse igal juhul tagasi. Kuna KYB-kontroll ei toimu ühekordne, vaid paljudes institutsioonides korratakse perioodiliselt, on praktiline probleem sageli mitte dokumentide leidmine, vaid selle jälgimine, milliseid neist on selleks ajaks, kui järgmine kontroll kätte jõuab, juba aegunud. See kehtib mitte ainult KvK- ja isikut tõendavate dokumentide, vaid ka võimalike ettevõtteliikuse iseloomu avalduste kohta, mis ajaga aeguneda võivad.
Mida te standardne pole kohustatud esitama
KYB-küsimustik käsitleb teie ettevõtte identiteeti ja struktuuri, mitte teie äritoimingut laiemalt. Andmed, millel pole omandiõiguse, kontrollõiguse või teie tegevuste iseloomuga mingit seost, ei ole põhimõtteliselt selles kohal. Kui kahtlete, kas küsitud dokument kuulub mõistlikult KYB-kontrolli alla, on see midagi, mida peate küsima institutsioonilt endalt või lasma juristil hinnata; sellist üldist hinnangut ei saa siin anda.
Üks kord kogutud, iga kord uuesti vajalik
Ebameeldiv KYB-kontrollis ei ole esimene kord, vaid kordamine. Sama pank küsib aja möödudes jälle kehtivat väljundit, ja teine pank või kindlustaja küsib peaaegu samad dokumendid veidi erineva järjestuse järgi. Dossee, milles dokumendid ja nende kehtivuse kuupäev on selgelt näha, säästab siis eriti aega, mitte sisu. Kuidas selline dossee on koostatud ja kust informatsioon pärineb, on seletatud supplia.eu toimimise leheküljel.
Kui soovite teada, kas teie ettevõte peagi KYB-küsimustikuga kokku puutub ja milliseid dokumente sellega tavaliselt küsitakse, siis annab tasuta kontroll paari küsimusega esmane näitaja. Küsimuste korral selle kohta, kuidas teie andmeid sel juhul käsitletakse, võite pöörduda leheküljele teie andmete turvalisuse lehekülge.