Kann ich eine eingescannte PDF-Frageliste hochladen oder muss es eine Word-Datei sein

Ja, aber die Qualität des Scans bestimmt, ob die Erkennung gut funktioniert

Ein eingescannter PDF funktioniert auch, wenn es eigentlich ein Foto eines Papierfragebogens ist, ohne zugrunde liegende Textebene. Das System liest die Seite mit OCR-Texterkennung aus und wandelt diese in erkennbare Fragen um. Bei einem schiefen Scan, niedrigem Kontrast oder niedriger Auflösung kann die Erkennung Fehler aufweisen: eine Frage, die nicht gefunden wird, oder eine Antwortoption, die falsch gelesen wird. Ein PDF, das bereits digital erstellt wurde — exportiert aus Word oder aus dem Portal selbst — liefert die besten Ergebnisse, da die Textebene bereits darin enthalten ist und nichts "geraten" werden muss.

Für die Zuordnung zum Kettendossier spielt der Dateityp danach keine Rolle mehr: Einmal erkannt, wird jede Frage auf die gleiche Weise an eine Antwort aus dem Dossier gekoppelt, egal ob es sich um eine Word-Datei, ein Online-Formular oder einen Scan handelt. Der Unterschied liegt also nur im ersten Schritt. Bei einer langen Liste mit Tabellen oder Kontrollkästchen — wie bei Fragen zu einer Betriebshaftpflichtversicherung oder über die Anzahl der Mitarbeiter — lohnt es sich, die erkannte Frage kurz mit dem Original zu vergleichen, besonders wenn der Scan nicht einwandfrei war. Im Zweifelsfall über eine erkannte Frage: Sie können diese immer überspringen oder manuell anpassen, bevor Sie bestätigen.

Warum dies keine Frage von Gesetzes- oder Normtext ist

Dies ist nicht eine Angelegenheit eines externen Standards oder einer Regelung, sondern davon, wie die Plattform Text aus einem Dokument extrahiert. Keine der Quellen, die zu diesem Thema gehören — weder das Handelsregistergesetz, noch die VSME-Norm, noch die CSRD-Richtlinie, noch ISO/IEC 27001 und nicht Artikel 21 der NIS2-Richtlinie — sagt etwas über Dateiformate oder Scherkennung aus. Diese Quellen bestimmen wohl, welche Daten abgefragt werden, wie der Registrierungsnummer des Unternehmens, sondern nicht, wie ein Dokument technisch verarbeitet wird.