Ali lahko več kolegov skupaj izpolnjuje datoteko verige?

Več izpolnjevačev na dosjej je normalna praksa

Ja, več kolegov lahko skupaj dela na isti verigi dosjeja. To je tudi logično: vprašanja na seznamu CSRD, vprašalniku NIS2 ali obliki zavarovalnice redko tičejo samo ene funkcije. Kdor daje odgovor na vprašanje o številu zaposlenih se običajno nahaja v kadrovski službi ali financah, medtem ko deset ukrepov iz člena 21 odstavka 2 Direktive NIS2 pogosto spadajo v domeno IT ali varnostnega vodje. En dosjej, različni lastniki podatkov po posameznih delih — to je izhodišče, ne pa izjema.

V praksi to deluje s tem, da se dosjej razdeli na dele: identiteta in registracija, obseg in lokacije, certificiranje, kontinuiteta, kibernetska varnost, trajnost. Vsak sodelavec izpolni svoj del in potrdi z da ali ne, takoj ko sistem predlaga odgovor iz že izpolnjene vira. Na ta način nihče ne mora razumeti celotnega dosjeja, da bi vseeno spremljal specifičen del — oseba, ki ve, ali je podjetje certificirano po ISO 9001, ni nujno ista oseba, ki pozna naslov sedeža ali države, v katerih je podjetje registrirano. Kdo točno upravlja kateri del, je odločitev samega podjetja; platforma ne narekuje nobenega razdelka vloge.

Kaj izhaja iz narave zahtevanih podatkov

To ne izhaja iz enega člena, temveč iz strukture samih standardov. Osnovni modul EFRAG VSME in Direktiva (EU) 2022/2464 (CSRD) zahtevata podatke, ki so običajno razporejeni med finance, kadrovsko službo in operacije. Prilog A standarda ISO/IEC 27001 in člen 21 odstavka 2 Direktive NIS2 zahtevata tehnične kontrolne ukrepe, ki jih običajno vodijo odgovorni za IT. Noben od teh virov ne predpisuje, kdo lahko v podjetju da odgovor — to je notranja zadeva. Dosjej sledi tej praksi: je urejen po temah, ne po pošiljatelju, tako da lahko več sodelavcev hkrati prispevajo brez prepletanja svojega dela.