Kto po prvýkrát vyplňuje zoznam otázok o udržateľnosti od zákazníka, často sa dopúšťa rovnakých chýb. Nie preto, že by boli otázky tak ťažké, ale preto, že zoznam príde v nesprávnom čase, vyplňuje sa medzi inými prioritami a potom sa naň už viac nepozerá. Najčastejšou chybou je kopírovanie odpovedí zo staršieho zoznamu do nového bez overenia, či sú formát, obdobie alebo zákazník rovnaké.
Okrem toho sa často vyskytujú chyby pri dokladoch, ktoré už nie sú aktuálne, pri vyplňovaní polí, ktoré v skutočnosti nie sú požadované, a pri nechavaní prázdnych odpovedí na otázky, ktoré mali byť zodpovedané ako „neuplatniteľné„. Nižšie sú uvedené chyby, ktoré sa vyskytujú najčastejšie, rozdelené podľa časti zoznamu otázok.
Opätovné použitie odpovedí bez kontroly
Zoznam otázok o udržateľnosti často vyzerá ako ten predchádzajúci: rovnaký druh otázok o spotrebe energie, tokoch odpadu alebo dodávateľoch ďalej v reťazci. Avšak každý odberateľ používa svoj vlastný formát a niekedy aj svoj vlastný účtovný период. Odpoveď, ktorá bola správna vlani pre zákazníka A, môže vyžadovať iný účtovný rok alebo inú jednotku pre zákazníka B. Ten, kto slepo kopíruje odpoveď, riskuje, že číslo síce vyplní, ale nebude vhodné pre danú otázku.
To sa výrazne prejavuje pri zoznamoch na základe VSME, dobrovoľného štandardu vykazovania pre menšie podniky. Otázky sa zdajú všeobecné, ale rozdelenie rozsahu 1, 2 a 3 sa líši v jednotlivých portáloch. Centrálny reťazový spis, v ktorom sa na každú tému nachádza jedna aktuálna odpoveď, bráni tomu, aby sa pre každého zákazníka šírila mierne odlišná verzia. V databáze vedomostí podľa témy je pre každý typ otázky vysvetlené, odkiaľ prichádzajú takéto rozdiely.
Zaslanie vypršaných dokladov
Druhou často roblanou chybou je zaslanie certifikátu, poistnej zmluvy alebo vyhlásenia, ktoré medzičasom vyprší. To sa často nestane z nepozornosti, ale preto, že nikto v organizácii nemá stanovený pevný čas na overenie dátumu platnosti pred tým, ako dokument opustí budovu. Pri ručnej zložke s PDF súbormi sa to príde na svetlo len vtedy, keď sa vám zákazník ozve.
Zdieľanie viac, ako sa požaduje
Tretia chyba ide opačným smerom: zdieľanie príliš veľa informácií. Niektorí podnikatelia z bezpečnostných dôvodov zašlú celý dokument politiky, hoci otázka požaduje iba áno alebo nie. To nie je zakázané, ale nie je to potrebné, a môže obsahovať citlivé obchodné informácie, ktoré nepatria k danej otázke. Princípom je, že odpovedáte na to, čo sa od vás požaduje, nič viac a nič menej. Ak si nie ste istí, či by sa niečo malo zdieľať, je to otázka na interné zladenie alebo na právnika; my to nehodnotíme a sami zoznam nečítame.
Nikto nekontroluje odpoveď pred podaním
Štvrtá, menej viditeľná chyba je, že zoznam otázok vyplní jeden zamestnanec bez toho, aby to iný zamestnanec ešte raz potvrdil. Pri jednej otázke to nie je problém, ale pri desiatkach otázok ročne, rozprostretých po viacerých portáloch, sa ľahko vlúdha zastaraný údaj alebo nesprávne vyplnený dátum. Pevný krok, v ktorom sa každá odpoveď explicitne potvrdí áno alebo nie pred podaním, bráni tomu, aby sa chyba odhalila až potom, čo sa zákazník už vyjadril.
Nechávanie otázok prázdnych namiesto vyplnenia „neuplatniteľné
Záver: prázdne pole je často čítané odlišne od vyplneného poľa "neuplatniteľné". Prázdna otázka môže pôsobiť ako zabudnutá alebo ignorovaná, zatiaľ čo "neuplatniteľné" ukazuje, že otázka bola naozaj zvážená. Zdá sa to ako malý rozdiel, ale práve toto je typ detailu, na ktorý sa môže vrátiť portál banky alebo poisťovne. Viac informácií o tom, ako to funguje v praxi, nájdete v otázkach o KYB-kontrolách v najčastejších otázkach o tomto type kontrol.
Tieto chyby majú jednu spoločnú vec: nevznikajú preto, že otázka nie je jasná, ale preto, že odpoveď pochádza z iného zdroja ako z jedného aktuálneho, skontrolovaného prehľadu. Chcete vedieť, ktoré otázky sú pre vašu spoločnosť relevantné a kde sa teraz nachádzate, potom vám bezplatná kontrola v niekoľkých otázkach dá prvú indikáciu. Ako táto indikácia vzniká, je vysvetlené na stránke o pracovnom postupe.
Tento článok je informačného charakteru a nie je právnym poradcom. Pre situáciu vašej vlastnej spoločnosti alebo v prípade pochybností o tom, čo by a čo nemalo byť zdieľané, je právnik alebo príslušný regulačný orgán vhodným kontaktom.