Tko prvi put popunjava upitnik o održivosti svog klijenta, često čini iste greške. Ne zato što su pitanja tako teška, već zato što upitnik stigne u pogrešno vrijeme, popunjava se između ostalih prioriteta te se nakon toga nikad više ne pregleda. Najčešća greška je kopiranje odgovora iz starijeg upitnika u novi, bez provjere jesu li format, razdoblje ili klijent isti.
Osim toga, često dolazi do grešaka pri dokazima koji više nisu aktualni, pri popunjavanju polja koja zapravo nisu postavljena kao pitanja, te pri ostavljanju praznih odgovora na pitanja koja bi trebala biti odgovorena s 'nije primjenjivo'. Dolje su navedene greške koje se najčešće pojavljuju, po dijelovima upitnika.
Ponovno korištenje odgovora bez provjere
Upitnik o održivosti često izgleda kao prethodni: ista vrsta pitanja o potrošnji energije, tokovima otpada ili dobavljačima dalje u lancu. No svaki kupac koristi svoj vlastiti format i ponekad svoje razdoblje izvještavanja. Odgovor koji je prošle godine bio točan za klijenta A, za klijenta B može zahtijevati druga fiskalna godina ili drugu mjernu jedinicu. Tko slijepo kopira odgovor, rizikuje da je broj ispunjen, ali ne odgovara pitanju.
To je posebno izraženo kod upitnika koji se temelje na VSME-u, dobrovoljnom standardu izvještavanja za manje poduzetke. Pitanja izgledaju generička, ali podjela na opseg 1, 2 i 3 razlikuje se ovisno o portalu. Centralna mapa lanca u kojoj po temi stoji jedan aktualan odgovor sprječava da se po klijentu rasutara malo drugačija verzija. U bazi znanja po temi objašnjeno je po vrsti pitanja odakle dolaze te vrste razlika.
Slanje isteklih dokaza
Druga česta greška je slanje certifikata, police osiguranja ili izjave koja je u međuvremenu istekla. To se često dogodi ne zbog nemara, već zato što nitko u organizaciji nema utvrđenog trenutka za provjeru datuma isteka prije nego što dokument napusti organizaciju. Kod ručne mape s pdf datotekama to se primijeti tek ako klijent nazvoni.
Dijeljenje više nego što se traži
Treća greška ide u drugom smjeru: dijeljenje previše informacija. Neki poduzetnici iz opreznosti pošalju kompletan dokument o politici, dok pitanje traži samo da ili ne. To nije zabranjeno, ali nije ni potrebno, te može sadržavati osjetljive poslovne informacije koje nisu vezane uz to pitanje. Polazna točka je da odgovorite na što se pita, ni više ni manje. Ako niste sigurni trebate li nešto dijeliti, to je nešto što trebate uskladiti interno ili savjetovati se s pravnikom; mi to ne procjenjujemo niti sami čitamo upitnik.
Nitko ne provjerava odgovor prije nego što se pošalje
Četvrta, manje vidljiva greška je što upitnik popunjava jedan zaposlenika, bez da ga netko drugi ponovno potvrdi. Kod pojedinačnog pitanja to nije problem, ali kod desecima pitanja godišnje, raspoređenih po više portala, lako se ukrade zastarjelo brojčano stanje ili pogrešno ispunjena datum. Fiksni korak pri kojem se svaki odgovor eksplicitno potvrdi s da ili ne prije nego što se pošalje, sprječava da greška bude primijetjena tek nakon što je klijent već odgovorio.
Ostavljanje pitanja praznih umjesto ispunjavanja 'nije primjenjivo'
Na kraju: prazan polje će kupac često drugačije čitati nego ispunjeno 'nije primjenjivo'. Prazno pitanje može izgledati kao da je zaboravljeno ili ignorirano, dok 'nije primjenjivo' pokazuje da je pitanje pregledano. To izgleda kao mala razlika, ali upravo je to vrsta detalja na koju se portal banke ili osiguravatelja može vratiti. Više o tome kako to funkcionira u praksi možete pročitati u pitanjima o KYB-kontrolama u najčešće postavljana pitanja o ovoj vrsti kontrola.
Ove greške imaju jednu zajedničku stvar: ne nastaju jer je pitanje nejasno, već jer odgovor dolazi odavdje drugdje umjesto iz jednog aktualnog, provjeren pregleda. Želite li znati koja su pitanja relevantna za vašu tvrtku i gdje se trenutno nalazite, tada besplatna provjera u nekoliko pitanja daje prvi pokazatelj. Kako se taj pokazatelj došao, objašnjeno je na stranici o načinu rada.
Ovaj članak je napisan u opisne svrhe i nije pravna savjet. Za situaciju vaše vlastite tvrtke, ili ako sumnjate što se trebalo i ne trebalo dijeliti, pravnik ili nadležni nadzorni organ su odgovarajući kontaktni subjekt.