Kes esimest korda kliendi jätkusuutlikkuse küsitlust täidab, teeb sageli samu vigu. Mitte seetõttu, et küsimused oleksid nii keerulised, vaid seetõttu, et küsitlus saabub valel ajal, täidetakse muude prioriteetide kõrvalt ja hiljem enam selle juurde ei pöörduta. Levinuim viga on vastuste kopeerimine eelmisest küsitlusest uuele, ilma kontrollimata, kas vorming, periood või klient on samad.
Peale selle tekib tihti probleeme tõenditega, mis ei ole enam aktuaalsed, väljadele vastamine, mida tegelikult ei küsita, ja küsimuste jätmine tühjaks, mis oleksid vastatud „ei ole kohaldatav
Siin on loetletud kõige sagedamini esinevad vead, küsitluse iga osa kohta.
Vastuste taaskasutamine ilma kontrollimiseta
Jätkusuutlikkuse küsitlus sarnaneb sageli eelmisele: samasugused küsimused energiatarbimise, jäätmevoogude või varasemate ketis olevate tarnijate kohta. Kuid iga ostja kasutab oma vormingut ja mõnikord oma aruandlusperioodi. Vastus, mis mullu vastas kliendile A, võib nõuda kliendilt B teist raamatupidamisaastat või muud ühikut. Kes vastuse silmapilgu järgi kopeerib, riskib, et arv on küll välja täidetud, kuid ei sobi küsimusega. See on eriti aktuaalne loendite puhul, mis põhinevad VSME-l, väiksemate ettevõtete vabatahtlikul aruandlusstandardil. Küsimused näivad üldised, kuid 1., 2. ja 3. ulatuse jaotus erineb portaali lõikes. Keskne ketikaust, kuhu on märgitud üks ajakohanenud vastus iga teema kohta, takistab, et iga kliendi jaoks käibiks veidi erinev versioon. Aastal „teadmistebaas teema kaupa seletatakse iga küsituse tüübi kohta, kust seda tüüpi erinevused tulevad.
Aegunud tõendite edastamine
Teine levinud viga on sertifikaadi, kindlustuispoliisi või kinnituse edastamine, mis on vahepeal aegunud. See juhtub sageli mitte hoolematusest, vaid seetõttu, et üheski organisatsioonis pole kindlat aega dokumenti kehtivusaja kontrollimiseks enne selle saatmist. PDF-ide käsitsi kaustaga juhtub see märgatavaks alles siis, kui klient selle kohta helistab.
Rohkema info jagamine kui küsitakse
Kolmas viga käib teises suunas: liiga palju informatsiooni jagamine. Mõned ettevõtjad saadavad ettevaatusabinõust täieliku poliitikadokumendi, kuigi küsimus nõuab ainult jah või ei. See pole keelatud, kuid see ei ole vajalik ja võib sisaldada tundlikku äriinfot, mis selle konkreetse küsimusega ei seondu. Põhimõte on vastata sellele, mis küsitakse, mitte rohkem ega vähem. Kui te kahtlete, kas midagi tuleb jagada, siis tasub seda sisemiselt koordineerida või juristile esitada; me seda ei hinne ja ei loe nimekirja ise.
Keegi ei kontrolli vastust enne esitamist
Neljas, vähem nähtav viga on see, et küsitlust täidab üks töötaja ilma, et keegi teine vastust kinnitaks. Ühe küsimuse puhul pole see probleem, kuid kümnete küsimuste puhul aastas, mis jagunevad mitme portaali vahel, satub hõlpsasti vana arv või valesti täidetud kuupäev sisse. Fikseeritud etapp, kus iga vastus kinnitatakse konkreetselt jah või ei-ga enne esitamist, hoiab ära, et viga tuleb välja alles pärast seda, kui klient on juba reageerinud.
Küsimuste jätmine tühjaks selle asemel, et täita „ei ole kohaldatav
Lõpuks: tühi väli loetakse vastuvõtja poolt sageli teisiti kui täidetud „ei ole kohaldatav„. Tühi küsimus võib jätta mulje unustatud või eiratud küsimusest, samas kui „ei ole kohaldatav„ näitab, et küsimus on vaatamata võetud. See tundub väike erinevus, kuid see on täpselt selline detail, millele panga või kindlustusfirma portaal võib tagasi tulla. Kuidas see praktikas töötab, leiate küsimuste alt KYB-kontrollide kohta aadressil antud tüüpi kontrollide kõige sagedamini esitatud küsimused.
Need Nendel on ühist: need ei teki selle pärast, et küsimus on ebaselge, vaid selle pärast, et vastus pärineb mujalt kui ühest ajakohasest, kontrolliga ülevaatest. Kas soovite teada, millised küsimustikud teie ettevõtte jaoks asjakohased on ja kus te praegu seisate, siis annab tasuta kontroll paar küsimusega esialgu näitaja. Kuidas see näitaja tekib, on kirjeldatud töömeetodite lehel.
See artikkel on kirjeldava tähendusega ja ei ole juriidiline nõu. Oma ettevõtte olukorra kohta või kui teil on kahtlus selles, mida tuleks jagada ja mida mitte, on jurist või pädev järelevalveasutus sobiv kontaktisik.