Chi compila per la prima volta un questionario sulla sostenibilità di un cliente spesso commette gli stessi errori. Non perché le domande siano così difficili, ma perché la lista arriva al momento sbagliato, viene compilata tra altre priorità e non viene mai più consultata. L'errore più comune è copiare le risposte da un elenco precedente a uno nuovo, senza verificare se il formato, il periodo o il cliente sono gli stessi.
Inoltre, gli errori spesso riguardano allegati che non sono più attuali, la compilazione di campi che in realtà non vengono richiesti, e il lasciare vuote domande che avrebbero dovuto essere risposte con "non applicabile". Di seguito sono elencati gli errori che si verificano più frequentemente, per ogni sezione del questionario.
Riutilizzare le risposte senza verificare
Un questionario sulla sostenibilità spesso somiglia al precedente: lo stesso tipo di domande sul consumo di energia, sui flussi di rifiuti o sui fornitori della catena. Ma ogni cliente utilizza il proprio formato e talvolta il proprio periodo di rendicontazione. Una risposta che era corretta lo scorso anno per il cliente A potrebbe richiedere un anno fiscale diverso o un'unità diversa per il cliente B. Chi copia alla cieca una risposta rischia che il numero sia compilato, ma non corrisponda alla domanda.
Questo si verifica fortemente negli elenchi basati sulla VSME, lo standard di rendicontazione volontaria per le imprese più piccole. Le domande sembrano generiche, ma la suddivisione degli scope 1, 2 e 3 varia da portale a portale. Un fascicolo centrale della catena in cui per ogni argomento è presente una risposta attuale, evita che una versione leggermente diversa circoli per ogni cliente. In la knowledge base per argomento è spiegato per ogni tipo di domanda da dove provengono questo tipo di differenze.
Inviare allegati scaduti
Un secondo errore frequente è l'invio di un certificato, una polizza assicurativa o una dichiarazione che nel frattempo è scaduta. Questo spesso non accade per negligenza, ma perché nessuno nell'organizzazione ha un momento fisso per verificare la data di scadenza prima che il documento esca. Con un fascicolo manuale di pdf, questo si nota solo se il cliente richiama.
Condividere più di quanto richiesto
Il terzo errore va nella direzione opposta: condividere troppe informazioni. Alcuni imprenditori, per prudenza, allega un intero documento politico, mentre la domanda chiede solo un sì o un no. Non è vietato, ma non è nemmeno necessario, e potrebbe contenere informazioni commerciali sensibili che non appartengono a quella sola domanda. Il principio è quello di rispondere a ciò che viene chiesto, non di più e non di meno. Se dubitate se qualcosa debba essere condiviso, è qualcosa da coordinare internamente o da sottoporre a un avvocato; noi non lo valutiamo e non leggiamo neanche l'elenco.
Nessuno controlla la risposta prima che venga inviata
Un quarto errore, meno visibile, è che un questionario viene compilato da un dipendente, senza che qualcun altro confermi di nuovo la risposta. Per una singola domanda non è un problema, ma con decine di domande all'anno, distribuite su più portali, è facile far scivolare un numero antiquato o una data compilata in modo errato. Un passaggio fisso in cui ogni risposta viene esplicitamente confermata con sì o no prima di essere inviata, evita che un errore non emerga fino a quando il cliente non ha già risposto.
Lasciare vuote le domande invece di compilare "non applicabile"
Infine: un campo vuoto viene spesso interpretato diversamente da un destinatario rispetto a una "non applicabile" compilata. Una domanda vuota può sembrare dimenticata o trascurata, mentre "non applicabile" dimostra che la domanda è stata effettivamente considerata. Sembra una piccola differenza, ma è esattamente il tipo di dettaglio su cui un portale di una banca o di un assicuratore può tornare. Maggiori informazioni su come funziona in pratica si trovano nelle domande su i controlli KYB in le domande più frequenti su questo tipo di controlli.
Questi errori hanno una cosa in comune: non nascono perché la domanda non è chiara, ma perché la risposta proviene da una fonte diversa da una panoramica unica, attuale e controllata. Se desiderate sapere quali questionari sono rilevanti per la vostra azienda e dove siete attualmente posizionati, il controllo gratuito in poche domande fornisce una prima indicazione. Come si arriva a questa indicazione è spiegato in la pagina sulla metodologia.
Questo articolo è inteso a scopo informativo e non costituisce consulenza legale. Per la situazione della vostra azienda, o in caso di dubbi su cosa debba e non debba essere condiviso, l'avvocato o l'autorità di vigilanza competente è il punto di contatto appropriato.