klant heeft na indienen nog aanvullende vragen gesteld

Aanvullende vragen zijn geen nieuwe indiening

Een aanvullende vraag na inzending is meestal een aparte, losse vraag van je klant, geen herstart van de hele vragenlijst. In de praktijk gaat het om een specifiek antwoord dat de klant onduidelijk of onvolledig vond, of om een bewijsstuk dat hij nog wil zien. Je beantwoordt dan alleen dat punt, niet het hele dossier opnieuw.

Kijk eerst welk type vraag het is. Vraagt de klant om een toelichting op iets dat je al had ingevuld — bijvoorbeeld waarom je bij de vraag over ISO 9001-certificering "nee" hebt geantwoord — dan volstaat een korte uitleg uit je ketendossier. Vraagt hij om een onderliggend document, zoals een bewijs bij de vraag over een aansprakelijkheidsverzekering, dan lever je dat stuk zelf aan; ons systeem herkent wel de vraag achter een vraag, maar stelt geen nieuw antwoord voor zonder dat daar een brondocument in je dossier voor staat. Staat het antwoord er niet, dan blijft het veld leeg en beslis je zelf wat je terugstuurt.

Waar dit vandaan komt: het ketendossier, niet een nieuwe portaalronde

De aanvullende vraag komt buiten het portaal-format om, dus buiten de structuur die het systeem oorspronkelijk herkende. Het systeem koppelt de vraag, als dat kan, terug aan het onderliggende antwoord in je ketendossier — bijvoorbeeld de EFRAG VSME-basismodule bij een duurzaamheidsvraag, of de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn bij een vraag over cyberveiligheid. Is er geen match, dan toont het systeem dat expliciet: er wordt nooit een antwoord verzonnen om het veld te vullen. Jij bevestigt per antwoord met ja of nee en dient zelf in bij het portaal van je klant; wij lezen de vraag niet en loggen niet in bij een portaal van een derde.