kunnen twee collega's tegelijk dezelfde vragenlijst invullen of bevestigen

Twee collega's kunnen tegelijk werken, elk aan hun eigen vragen

Ja, dat kan: verschillende collega's kunnen tegelijk in dezelfde vragenlijst zitten, zolang ze niet hetzelfde antwoord tegelijk bevestigen. Het systeem vult de antwoorden uit het ketendossier en toont ze per vraag. Een collega die de vragen over de sector en de bedrijfsomvang kent, kan die bevestigen, terwijl een ander tegelijk verder gaat met de vragen over informatiebeveiliging of continuïteit. Dat werkt bijvoorbeeld goed bij een lijst die zowel gaat over het vestigingsadres van de onderneming als over de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn: de een weet dat uit zijn hoofd, de ander moet het navragen bij IT.

Wat niet kan, is dat twee mensen op exact hetzelfde moment dezelfde bevestiging aanklikken — dan geldt gewoon de laatste actie die het systeem verwerkt. Voor grotere lijsten, zoals een uitvraag op basis van de VSME-basismodule van EFRAG met vragen over scope 3-emissies, is het daarom praktischer om de vragenlijst onderling te verdelen dan om samen door dezelfde vragen te scrollen. Wie welke sectie doet, spreek je zelf met je collega af; het systeem legt daar geen beperking op.

Dit volgt uit hoe het ketendossier werkt

Het ketendossier is één centrale bron met antwoorden, niet een los formulier per medewerker. Omdat elke vraag in de lijst gekoppeld wordt aan een antwoord uit dat dossier, en de bevestiging per vraag apart wordt vastgelegd, kunnen meerdere collega's onafhankelijk van elkaar vragen doorlopen zonder dat ze elkaars werk overschrijven. Dat is geen wettelijke regel maar de werking van het platform zelf: het is dezelfde logica als bij het registratienummer van de onderneming, waarbij het antwoord vaststaat en alleen de bevestiging per gebruiker wordt gelogd. Bij twijfel over wie welke bevestiging heeft gegeven, kijk je naar de historie van die specifieke vraag in het dossier.