Un membre de la direction doit-il approuver le questionnaire avant qu'il ne soit soumis

Le pouvoir de signature est une question distincte de la transmission

Non, ce n'est pas obligatoire par la loi. Qui est compétent pour représenter l'entreprise — la direction, un mandataire, ou quelqu'un d'autre ayant pouvoir de signature — figure au Registre du commerce. Mais aucune des sources applicables aux questionnaires de durabilité, cybersécurité ou assurance (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2) ne prescrit qui peut transmettre un questionnaire auprès d'un client. Ce n'est pas une question légale mais un accord interne.

En pratique, l'entreprise s'en charge elle-même, par une autorisation interne ou un mandat de signature. Pour un questionnaire sur la cybersécurité, la responsabilité substantielle incombe souvent au RSSI ou au responsable IT ; pour un questionnaire de durabilité, à celui qui établit le rapport VSME ou CSRD. Qui clique finalement sur « transmettre » relève d'un accord procédural, non d'une obligation de rapportage. Attention : ce système ne transmet rien lui-même auprès du portail du client — c'est le client qui confirme par réponse et qui transmet, de sorte que l'approbation interne préalable nécessaire reste une affaire de l'entreprise elle-même.

Ce qui est établi avec certitude : qui est compétent selon le Registre du commerce

Ce qui est établi avec certitude, c'est sous quel numéro d'immatriculation l'entreprise est enregistrée et qui y est enregistré comme représentant autorisé — cela découle de la loi sur le registre du commerce 2007. Cet enregistrement est le seul fait objectif et vérifiable dans cette question ; qui peut concrètement cocher ou transmettre un questionnaire n'y est pas réglementé et relève donc d'une question interne. Certains portails clients demandent d'ailleurs eux-mêmes le nom et la fonction du signataire du questionnaire ; c'est alors une question du destinataire, non une exigence de la réglementation sous-jacente. En cas de doute sur qui, au sein de l'organisation, doit apposer son visa, il est utile de regarder qui aussi la dénomination statutaire et les autres données de base confirme au nom de l'entreprise — c'est souvent le même agent.