pitääkö johtajahahmon hyväksyä kysymyslista ennen sen toimittamista

Allekirjoitusoikeus on eri asia kuin ilmoitus

Ei, se ei ole lakisääteistä. Kenen tulee olla oikeutettu edustamaan yritystä — johdon, valtakirjanhaltijan tai jonkun muun allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön — on merkitty kaupparekisteriin. Mutta mikään niistä lähteistä, jotka liittyvät kestävyyden, tietoturvan tai vakuutuskysymyksiin (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2), ei määrää, kuka saa lähettää kyselyä asiakkaalle. Se ei ole lakikysymys vaan sisäinen sopimus.

Käytännössä yritys järjestää tämän itse sisäisen valtuutuksen tai allekirjoitusoikeuden välityksellä. Tietoturvakyselyn kohdalla sisällöllinen vastuu on usein tietoturvapäälliköllä tai IT-johtajalla; kestävyyskyselyn kohdalla sillä, joka laatii VSME- tai CSRD-raportointia. Se, kuka napsauttaa lopulta "lähetä", on prosessisopimus, ei raportointivelvoite. Huomio: tämä järjestelmä ei lähetä mitään asiakkaan portaaliin — asiakkaan vastuulla on vahvistaa jokainen vastaus ja lähettää se, joten sisäinen hyväksyntä, joka sitä edeltää, on yrityksen oma asia.

Mikä on varmaa: kenen tulee olla oikeutettu kaupparekisteri mukaan

Mikä on varmasti varmaa, minkä rekisteröintinumeron alla yritys on rekisteröity ja kuka on siinä rekisteröity valtuutetuksi edustajakseen — tämä ilmenee kaupparekisterilaista 2007. Tämä rekisteri on ainoa kova, tarkistettavissa oleva fakta tässä asiassa; kuka saa tosiasiallisesti merkitä kyselyn tai lähettää sen, ei ole siinä säädettynä ja on näin ollen sisäinen asia. Jotkut asiakasportaalit pyytävät kuitenkin itse nimen ja tehtävän allekirjoittajalta kyselyyn; se on silloin vastaanottajan kysymys, ei vaatimus taustalla olevasta lainsäädännöstä. Jos on epäselvyyttä siitä, kenen organisaatiossa pitää allekirjoittaa, kannattaa katsoa, kuka myös lakisääteisen nimen ja muut perustiedot edustaa yritystä — usein se on sama virkamies.