Πρέπει ένα στέλεχος διοίκησης να εγκρίνει τη λίστα ερωτήσεων πριν υποβληθεί

Το δικαίωμα υπογραφής είναι ένα διαφορετικό ζήτημα από την υποβολή

Όχι, δεν είναι νόμιμα υποχρεωτικό. Ποιος είναι αρμόδιος να εκπροσωπεί την επιχείρηση — η διοίκηση, κάποιος με εξουσία δέσμευσης, ή κάποιος άλλος με δικαίωμα υπογραφής — αναφέρεται στο Μητρώο Εμπορίας. Αλλά κανένας από τους χώρους που σχετίζονται με ερωτηματολόγια για τη βιωσιμότητα, την κυβερνοασφάλεια ή τις ασφαλίσεις (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2) δεν ορίζει ποιος μπορεί να υποβάλει ένα ερωτηματολόγιο σε έναν πελάτη. Αυτό δεν είναι νόμιμο ζήτημα αλλά μια εσωτερική συμφωνία.

Στην πράξη, η επιχείρηση το ρυθμίζει αυτή καθ' αυτή, μέσω μιας εσωτερικής εξουσιοδότησης ή εντολής υπογραφής. Σε ένα ερωτηματολόγιο για την κυβερνοασφάλεια, η ουσιαστική ευθύνη βρίσκεται συχνά στον CISO ή τον IT manager· σε ένα ερωτηματολόγιο για τη βιωσιμότητα, σε αυτόν που συντάσσει την αναφορά VSME ή CSRD. Ποιος τελικά κάνει κλικ στο "υποβολή" είναι μια διαδικασία συμφωνίας, όχι υποχρέωση αναφοράς. Προσοχή: αυτό το σύστημα δεν υποβάλλει τίποτα στο portal του πελάτη — ο πελάτης κάνει αυτός τη δυνατότητα επιβεβαίωσης ανά απάντηση και την υποβολή, επομένως η εσωτερική έγκριση που απαιτείται πριν από αυτό παραμένει ζήτημα της ίδιας της επιχείρησης.

Ό,τι είναι σίγουρο: ποιος είναι αρμόδιος σύμφωνα με το Μητρώο Εμπορίας

Ό,τι είναι βέβαιο, υπό ποιον αριθμό εγγραφής είναι εγγεγραμμένη η επιχείρηση και ποιος είναι εγγεγραμμένος ως αρμόδιος εκπρόσωπος — αυτό προκύπτει από το Νόμο περί Μητρώου Εμπορίας 2007. Αυτή η εγγραφή είναι το μόνο σκληρό, ελέγξιμο γεγονός σε αυτό το ζήτημα· ποιος έχει στην πραγματικότητα δικαίωμα να επιβεβαιώσει ή να υποβάλει ένα ερωτηματολόγιο δεν ρυθμίζεται σε αυτό και επομένως είναι εσωτερικό ζήτημα. Ορισμένα customer portals ζητούν εξάλλου το όνομα και τη λειτουργία του υπογράφοντος στο ερωτηματολόγιο· αυτό είναι τότε ένα ερώτημα του αγοραστή, όχι απαίτηση από τη θεμελιώδη ρύθμιση. Σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με το ποιος πρέπει να ατοκογραφηθεί στη δική του οργάνωση, βοηθά να δούμε ποιος επίσης το καταστατικό όνομα και τα λοιπά βασικά δεδομένα εξ ονόματος της επιχείρησης συνηθίζει να επιβεβαιώνει — συχνά αυτός ο ίδιος υπάλληλος.