nous avons déjà soumis mais la réponse a changé entre-temps, que faire

La réponse soumise reste en place, seule la source du dossier change

Une réponse déjà reçue par le client ne change pas automatiquement. Le portail du client a reçu la version qui était en vigueur au moment de la soumission. Ce que tu mets maintenant à jour dans le dossier de la chaîne — par exemple un nouveau nombre de salariés après une fusion, ou un certificat ISO qui vient d'expirer — ne s'applique qu'aux listes futures, pas à la liste déjà soumise et confirmée.

Le fait que ce soit un problème dépend de ce qui a changé et de la façon dont le client traite les modifications. Pour les données factuelles de base qui reviennent souvent, comme le nombre de salariés ou les pays dans lesquels l'entreprise a des établissements, certains clients demandent une correction dès qu'il y a une différence substantielle avec ce qui a été indiqué. Pour un certificat qui a expiré ou vient d'être renouvelé, comme ISO 9001, c'est plus sensible : la date de validité était peut-être toujours correcte au moment de la soumission et ne sera vérifiée à nouveau qu'au prochain tour. C'est un accord entre l'entrepreneur et son client, pas quelque chose que le système règle pour toi.

Aucune source ne corrige avec effet rétroactif la réponse soumise

Il n'existe pas de règle légale ou technique qui corrige automatiquement une réponse déjà soumise. La Handelsregisterwet 2007 oblige bien à tenir à jour les données de base du registre du commerce lui-même, mais c'est un autre registre que le portail d'un client individuel — une modification là n'est pas reportée automatiquement dans un questionnaire déjà complété. Il en va de même pour les cadres de rapportage volontaires tels que la norme EFRAG VSME : elle décrit ce qu'une réponse doit contenir au moment de la déclaration, pas ce qui doit se passer si la situation change après. Celui qui veut savoir si une correction rétroactive est nécessaire ou possible trouvera donc la réponse non pas dans une norme, mais dans les accords propres avec ce client ou dans les conditions du portail où la soumission a eu lieu.