Wer darf bei uns die Antworten genehmigen, bevor sie versendet werden?

Bestätigung ist eine interne Befugnis, keine Systemrolle

Wer in einem Unternehmen eine Antwort bestätigen darf, ist nicht etwas, das Supplia festlegt oder kontrolliert. Das System erkennt Fragen, füllt sie aus der Lieferkettendatei aus und stellt jede Antwort mit dem Status "noch zu bestätigen" bereit. Wer auf diese Schaltfläche drücken darf, ist eine interne Absprache innerhalb des Unternehmens — vergleichbar damit, wer ein Angebot unterzeichnen oder einen Vertrag abschließen darf. Supplia legt dazu keine Regel fest und prüft auch nicht, ob derjenige, der bestätigt, dazu berechtigt ist.

In der Praxis liegt diese Befugnis normalerweise bei demjenigen, der die Antwort inhaltlich beurteilen kann: der Qualitätsmanager für eine Frage zu ISO 9001, der IT-Verantwortliche für eine Frage zu den zehn Maßnahmen des Artikels 21 Absatz 2 der NIS2-Richtlinie, die Finanzabteilung für eine Frage zum Jahresumsatz. Bei Faktendaten wie die Registrierungsnummer, unter der das Unternehmen eingetragen ist, oder den Ländern, in denen das Unternehmen Niederlassungen hat wird die Bestätigung oft bei einer zentralen Kontaktstelle durchgeführt, da diese Daten in der gesamten Liste wiederkommen. Wer dies intern regelt — ein Administrator, mehrere Genehmiger pro Thema — ist Sache des Unternehmens selbst.

Keine Genehmigung, Zertifizierung oder Protokollierung unsererseits

Supplia bestätigt, bewertet und erklärt nichts: es gibt kein Gütesiegel, keine Bewertung und keine Genehmigung von der Plattform selbst. Jede Antwort bleibt "noch zu bestimmen", bis jemand in dem Unternehmen sie mit ja oder nein bestätigt; erst dann reicht der Kunde sie selbst bei dem Portal seines eigenen Kunden ein. Dies folgt aus der Art und Weise, wie der Prozess strukturiert ist: Das System erkennt und füllt aus, der Mensch bestätigt, das Unternehmen reicht ein. Es gibt daher keinen Standard oder Standard — nicht das VSME-Basismodul, nicht die CSRD-Richtlinie, nicht ISO/IEC 27001 —, der vorschreibt, wer in einem Unternehmen diese Bestätigung geben darf. Das ist und bleibt eine interne Angelegenheit.