KYB znamená Know Your Business. Ide o kontrolu, pomocou ktorej kupujúci, banka alebo poisťovňa zisťuje, kto presne stojí za vašou spoločnosťou, či spoločnosť skutočne existuje a či konáva zákonne. Pojem pochádza z tej istej rodiny ako KYC, Know Your Customer, ktorý banky už dlhšie uplatňujú pri jednotlivých zákazníkoch. Pri obchodných vzťahoch sa nazýva KYB, pretože sa nepresvetľuje jednotlivec, ale organizácia.
Kupujúci na to nepýta preto, že by vám nedôveroval. Spoločnosti, ktoré pracujú s mnohými dodávateľmi, musia vedieť preukázať, s kým uzatvára obchody. To je relevantné pri vzniku nového vzťahu, ale aj periodicky pri existujúcich dodávateľoch, najmä ak dôjde ku zmenám v štruktúre spoločnosti. Banky a poisťovne si vypytujú podobné informácie, pretože sú pod dohľadom a musia vedieť preukázať, že poznajú svoj vlastný okruh klientov.
Čo presne KYB-kontrola zisťuje
KYB-kontrola zvyčajne pozostáva z niekoľkých pevných položiek. Najskôr sa zistí, že spoločnosť existuje a je aktívna, zvyčajne prostredníctvom výpisu z obchodného registra. Potom sa zisťuje, kto sú konční vlastníci, tzv. UBO: prirodzené osoby, ktoré majú kontrolu alebo sú vlastníkmi. Ďalej kupujúci overuje, či existujú sankcie alebo varovania voči spoločnosti alebo príslušným osobám, a niekedy sa pýta aj na finančnú pozíciu alebo referencie. To, čo presne sa vypytuje, sa líši podľa kupujúceho a odvetvia; neexistuje žiadny jednotný, jednotný zoznam, ktorý by platil pre všetkých.
Detail, s ktorým sa stretávajú mnohí podnikatelia, spočíva v tom, že požadované dokumenty musia byť často práve o trochu staršie alebo práve o trochu novšie, ako tie, ktoré sú pripravené vo vlastnej správe. Výpis z obchodného registra zo starého roka je akceptovaný jedným kupujúcim a odmietnený druhým, pretože nie je dostatočne aktuálny. To isté platí pre vyhlásenie UBO: ak dôjde k zmene vo vlastníctve akcií, už sa nemôže použiť skôr podaná verzia. Kto si udržiava takéto dokumenty na jednom mieste v aktuálnom stave, nemusí opakovane hľadať, ktorý dokument patrí ku ktorej žiadosti.
Čo musíte a čo nemusíte štandardne poskytovať
KYB-otázka sa týka totožnosti a štruktúry vašej spoločnosti, nie automaticky všetkého ďalšieho, čo by chcel vedieť kupujúci. Žiadosť o výpis z obchodného registra alebo prehľad UBO je niečo iné ako žiadosť o interné finančné detaily alebo údaje o personáli. V prípade pochybnosti o tom, čo je rozumné zdieľať, má zmysel zistiť, čo je potrebné na špecifický účel danej otázky. Na stránke s často kladenými otázkami je vysvetlené, ako sa toto rozlíšenie v praxi často realizuje.
Ako často sa to vyskytuje
Pretože KYB nie je jednorazová kontrola, ale niečo, čo kupujúci, banky a poisťovne opakovane vykonávajú periodicky, v praxi sa tá istá otázka objavuje viackrát za rok, zakaždým v trochu inom formáte. To je jeden z dôvodov, prečo musia podnikatelia viackrát za rok znova vypĺňať rovnaké údaje, zatiaľ čo základné fakty sa prakticky nemenia. V vedomostnej základni je vysvetlené na jednotlivé pojmy, odkiaľ pochádzajú a aká je ich zdrojová norma.
Žiadne kódeksové schválenie, ale áno kancelárskemu spisu
Je dobré zdôrazniť, že KYB-kontrolu vykonáva a hodnotí sám kupujúci. Neexistuje certifikát alebo povolenie, ktoré by túto kontrolu nahradilo: kupujúci, banka alebo poisťovňa vyvodzuje svoje vlastné závery na základe poskytnutých dokumentov. Čo však môžete urobiť, je zabezpečiť, aby základné dokumenty, aktuálne a v poriadku, boli pripravené, akonáhle príde otázka.
Chcete vedieť, ktoré otázky súvisiace s KYB sa u vašej spoločnosti často opakujú a ktoré dokumenty sú k ním potrebné? Pomocou kontroly rozpoznania uvidíte v niekoľkých otázkach, kde sa nachádzate, a na stránke o tom, ako to funguje sa dozviete, odkiaľ pochádza informácia v spise.