KYB oznacza Know Your Business. Jest to kontrola, za pomocą której odbiorca, bank lub ubezpieczyciel sprawdza, kto dokładnie stoi za Twoją firmą, czy firma ta rzeczywiście istnieje i czy działa prawidłowo. Termin pochodzi z tej samej rodziny co KYC, Know Your Customer, które banki stosują już od dłuższego czasu wobec klientów indywidualnych. W relacjach biznesowych nazwa to KYB, ponieważ przeprowadzana jest kontrola organizacji, a nie osoby.
Odbiorca nie pyta o to, ponieważ wątpi w Ciebie. Firmy pracujące z wieloma dostawcami muszą być w stanie wykazać, że wiedzą, z kim prowadzą interesy. Dotyczy to nawiązywania nowej relacji, ale również okresowo istniejących dostawców, zwłaszcza jeśli zmienia się struktura firmy. Banki i ubezpieczyciele żądają podobnych informacji, ponieważ podlegają nadzorowi i muszą być w stanie wykazać, że znają swoje kręgi klientów.
Co dokładnie sprawdza się podczas kontroli KYB
Kontrola KYB zwykle składa się z kilku stałych elementów. Najpierw ustala się, że firma istnieje i jest aktywna, zwykle poprzez pobranie wyciągu z rejestru handlowego. Następnie sprawdza się, kim są ostateczni beneficjenci, tak zwani UBO: osoby fizyczne, które mają kontrolę lub są właścicielami. Następnie odbiorca sprawdza, czy istnieją jakieś sankcje lub ostrzeżenia wobec firmy lub zaangażowanych osób, a czasami pyta się również o sytuację finansową lub referencje. To, co dokładnie jest wymagane, różni się w zależności od odbiorcy i sektora; nie istnieje stała, jednolita lista obowiązująca dla wszystkich.
Szczegół, na którym potyka się wielu przedsiębiorców, to fakt, że wymagane dokumenty muszą być często nieco starsze lub nieco nowsze niż to, co jest dostępne we własnej administracji. Wyciąg z rejestru handlowego sprzed roku akceptuje jeden odbiorca, a inny go odrzuca, ponieważ nie jest wystarczająco aktualny. To samo dotyczy oświadczenia UBO: jeśli zmienia się coś w strukturze akcjonariuszy, wcześniej dostarczona wersja nie nadaje się do użytku. Kto tego typu dokumenty aktualizuje w jednym miejscu, nie musi za każdym razem na nowo szukać, które dokumenty pasują do którego wniosku.
Co musisz, a czego nie musisz standardowo dostarczać
Pytanie KYB dotyczy tożsamości i struktury Twojej firmy, niekoniecznie wszystkiego, co chciałby wiedzieć odbiorca. Prośba o wyciąg z rejestru handlowego lub przegląd UBO to coś innego niż prośba o wewnętrzne szczegóły finansowe lub dane pracowników. W razie wątpliwości, co jest rozsądnym udostępnianiem, warto sprawdzić, co jest potrzebne do konkretnego celu pytania. Na stronie często zadawanych pytań wyjaśniono, jak to rozróżnienie jest často dokonywane w praktyce.
Jak często się to pojawia
Ponieważ KYB nie jest kontrolą jednorazową, ale czymś, co odbiorcy, banki i ubezpieczyciele powtarzają okresowo, to samo pytanie w praktyce pojawia się wielokrotnie w roku, za każdym razem w nieco innym formacie. To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy muszą wielokrotnie wpisywać te same dane, podczas gdy podstawowe fakty prawie się nie zmieniają. W bazie wiedzy wyjaśniono na termin, skąd się bierze i gdzie go można znaleźć w oficjalnym tekście.
Brak certyfikatu, ale dossier
Ważne jest podkreślenie, że kontrolę KYB przeprowadza i ocenia sam odbiorca. Nie istnieje certyfikat ani zatwierdzenie, które zastępiłyby tę kontrolę: odbiorca, bank lub ubezpieczyciel wyciąga własny wniosek na podstawie dostarczonych dokumentów. To, co możesz zrobić, to zadbać o to, aby podstawowe dokumenty, aktualne i w porządku, były gotowe zaraz po otrzymaniu pytania.
Czy chcielibyście wiedzieć, które pytania związane z KYB pojawiają się często dla Waszej firmy i które dokumenty do nich należą? Z kontrolą rozpoznawania widać w kilku pytaniach, gdzie stojecie, a na stronie dotyczącej sposobu działania przeczytacie, skąd pochodzą informacje w dossier.