KYB står for Know Your Business. Det er den kontrol, som en køber, en bank eller et forsikringsselskab bruger til at fastslå, hvem der præcis står bag dit firma, om det firma virkelig eksisterer, og om det handler lovligt. Termen kommer fra samme familie som KYC, Know Your Customer, som banker allerede længe har anvendt over for private kunder. Ved erhvervsforhold hedder det KYB, fordi det ikke er en person, men en organisation, der bliver undersøgt.
En køber spørger ikke om det, fordi han tvivler på dig. Firmaer, der arbejder med mange leverandører, skal kunne dokumentere, at de ved, hvem de handler med. Det spiller en rolle, når der etableres et nyt forhold, men også periodisk hos eksisterende leverandører, især hvis der sker ændringer i forretningsstrukturen. Banker og forsikringsselskaber spørger om lignende oplysninger, fordi de er under tilsyn og skal kunne demonstrere, at de kender deres egen kundekreds.
Hvad en KYB-kontrol præcis undersøger
En KYB-check består sædvanligvis af et par faste dele. Først bliver det fastslået, at virksomheden eksisterer og er aktiv, normalt via et uddrag fra handelsregisteret. Derefter bliver det undersøgt, hvem de endelige rettighedshavere er, de såkaldte UBO'er: de fysiske personer, der har beslutningsmagten eller er ejere. Køberen kontrollerer derefter, om der er kendt sanktioner eller advarsler mod virksomheden eller de involverede personer, og nogle gange bliver der også spurgt til den økonomiske stilling eller til referencer. Det, der præcis bliver anmodet om, varierer alt efter køber og sektor; der er ingen fast, ensartet liste, der gælder for alle.
Den detalje, som mange iværksættere støder ind i, er, at de anmodede dokumenter ofte skal være præcis lidt ældre eller præcis lidt nyere, end det, der ligger klar i egen administration. Et uddrag fra handelsregisteret fra for et år siden bliver accepteret af den ene køber og afvist af den anden, fordi det ikke er aktuelt nok. Det samme gælder for en UBO-erklæring: hvis der sker ændringer i aktieejerskabet, kan den tidligere indleverede version ikke længere bruges. Den, der holder denne type dokumenter opdateret på ét sted, skal ikke hver gang søge på ny efter, hvilket dokument der hører til hvilken anmodning.
Hvad du er og ikke er forpligtet til at levere som standard
Et KYB-spørgsmål handler om identiteten og strukturen af dit firma, ikke automatisk om alt andet, som en køber måske gerne vil vide. En anmodning om et uddrag fra handelsregisteret eller et UBO-overblik er noget helt tredje end en anmodning om interne økonomiske detaljer eller personaleoplysninger. Hvis du er i tvivl om, hvad det er rimeligt at dele, er det værd at undersøge, hvad der er nødvendigt til det specifikke formål med spørgsmålet. På siden med ofte stillede spørgsmål er det forklaret, hvordan denne skelnen ofte gøres i praksis.
Hvor ofte det vender tilbage
Fordi KYB ikke er en engangsundersøgelse, men noget som købere, banker og forsikringsselskaber gentager periodisk, kommer det samme spørgsmål i praksis flere gange om året tilbage, hver gang i et lidt anderledes format. Det er en af grundene til, at iværksættere skal udfylde de samme oplysninger igen og igen, mens de underliggende fakta næppe ændrer sig. I viden banken er det per koncept forklaret, hvor det kommer fra, og hvad kildestedet i det officielle tekst er.
Intet kvalitetsmærke, men et dossier
Det er vigtigt at understrege, at en KYB-kontrol udføres og vurderes af aftageren selv. Der findes intet certifikat eller godkendelse, der erstatter denne kontrol: aftageren, banken eller forsikringsselskabet drager sin egen konklusion på grundlag af de fremsendte dokumenter. Hvad du kan gøre, er at sikre, at basisdokumenterne, der er ajour og i orden, ligger klar, så snart spørgsmålet kommer ind.
Vil du gerne vide, hvilke KYB-relaterede spørgsmål der ofte dukker op for din virksomhed, og hvilke dokumenter der hører til? Med genkendelseschecket ser du på få spørgsmål, hvor du står, og på siden om, hvordan det fungerer læser du, hvor informationen i dossieret kommer fra.