Cât de des trebuie să actualizez dosarul

Actualizarea urmează un ritm diferit pentru fiecare secțiune

Nu există o frecvență de actualizare fixă pentru întregul dosar al lanțului: fiecare secțiune urmează ritmul sursei care se află în spatele ei. Datele din Registrul de comerț — denumire, formă juridică, adresă de înregistrare — se modifică doar dacă întreprinderea însăși face o schimbare, iar actualizarea este în principal o verificare dacă mutația KVK a fost transmisă. Aceasta se aplică de exemplu pentru adresa de stabilire a întreprinderii și pentru numărul de înregistrare sub care este înscrisă întreprinderea: acestea se schimbă rar, dar dacă se întâmplă, dosarul este dedat în acel moment.

Alte secțiuni au într-adevăr un ritm natural. Cifra de afaceri și numărul de angajați merg de obicei anual cu raportul anual — relevant pentru cifra de afaceri anuală a întreprinderii și pentru numărul de angajați. Un certificat ISO 27001 are o dată de valabilitate din partea organismului de certificare, iar după o recertificare sau audit de supraveghere aceasta este declanșatorul pentru a reexamina din nou măsurile Annex A. Cele zece măsuri ale articolului 21 alinatul 2 NIS2 și o raportare VSME nu cunosc nicio dată de remediere prevăzută de lege în dosarul în sine, dar în practică sunt revizuite anual deoarece cifrele și evaluările de risc subiacente devin depășite după un an. Cine completează pentru prima dată o listă de durabilitate în sfera CSRD, ar face bine să cupleze acea secțiune la anul contabil pentru care se raportează.

De unde provine acest ritm

Niciuna din cele cinci surse nu prescrie un termen de actualizare pentru dosarul lanțului; Legea registrului de comerț din 2007 impune transmiterea modificărilor datelor statutare, iar CSRD (Directiva (UE) 2022/2464) și standardul VSME al EFRAG funcționează cu un ciclu de raportare anual deoarece se aliniază la anul contabil. NIS2 (Directiva (UE) 2022/2555, articolul 21 alinatul 2) și ISO/IEC 27001 Annex A nu menționeaza niciun termen calendaristic, dar presupun evaluarea periodică a măsurilor ca parte a managementului riscului. Dosarul lanțului urmează prin urmare pentru fiecare secțiune ciclul sursei, nu o singură regulă cuprinzătoare.