kuinka usein minun on pidettävä dossier ajan tasalla

Päivittäminen on jokaisen osion kohdalla eri tahtinen

Ketjutiedostolle ei ole kiinteää päivitystaajuutta: kukin osio noudattaa sen lähteenä olevan lähteen tahtia. Kaupparekisteristä saatavat tiedot — nimi, oikeusmuoto, toimipaikan osoite — muuttuvat vain, jos yritys itse muuttaa jotain, ja silloin päivittäminen on pääasiassa tarkistusta siitä, onko KVK-muutos tullut voimaan. Se koskee esimerkiksi yrityksen sijainnista ja rekisterinumero, jonka alaisena yritys on rekisteröity: ne muuttuvat harvoin, mutta jos se tapahtuu, tiedosto on siihen saakka virheellinen.

Muilla osioilla on kuitenkin luonnollinen rytmi. Liikevaihto ja henkilöstömäärä kehittyvät yleensä vuosittain tilinpäätökseen nähden — merkityksellinen yrityksen vuosittainen liikevaihto ja henkilöstömäärään. ISO 27001 -sertifikaatilla on sertifiointiorganisaation asettama voimassaolopäivä, ja uudelleensertifioinnin tai valvonta-auditin jälkeen se on laukaisu Annex A -toimenpiteiden uudelleenarvioinnille. Direktiivin NIS2 (EU) 2022/2555 artiklan 21 kohdan 2 kymmenen toimenpidettä ja VSME-raportointi eivät tunne laillista uudelleenarviopäivää itse dossieessa, mutta käytännössä ne tarkistetaan vuosittain, koska taustalla olevat luvut ja riskinarvioinnit vanhenevat vuoden kuluttua. Kun täyttää ensimmäistä kertaa kestävyyskysymyslomaketta CSRD-soveltamisalan piirissä, on hyvä kytkeä tämä osio tilikauteen, josta raportoidaan.

Mistä tämä rytmi tulee

Mikään viidestä lähteestä ei kirjoita ketondossierin päivitysehtoa; Kaupparekisterilaista 2007 vaaditaan kuitenkin ilmoittaminen muutoksista lakisääteisissä tiedoissa, ja direktiivi CSRD (direktiivi (EU) 2022/2464) ja EFRAG:n VSME-standardi toimivat vuosittaisen raportointisyklin kanssa, koska ne noudattavat tilikautta. Direktiivi NIS2 (direktiivi (EU) 2022/2555, artikla 21, kohta 2) ja ISO/IEC 27001 Annex A eivät mainitse kalenteriaikaa, vaan olettavat toimenpiteiden säännöllisen arvioinnin osana riskienhallintaa. Ketondossierin jäljessä on siis lähteen sykli osioittain, ei yksi kattava sääntö.