com que frequência devo manter o dossier atualizado

Atualizar tem um ritmo diferente por rubrica

Não existe uma frequência de atualização fixa para todo o dossier da cadeia: cada rubrica segue o ritmo da fonte que está por trás dela. Os dados do Registro Comercial — nome, forma jurídica, endereço de sede — só mudam se a própria empresa se modificar, e nesse caso atualizar é principalmente uma verificação de se a mutação da KVK foi processada. Isso aplica-se por exemplo a o endereço de estabelecimento da empresa e a o número de registo sob o qual a empresa está inscrita: estas raramente mudam, mas quando o fazem, o dossier fica desatualizado até esse momento.

Outras rubricas têm um ritmo natural. Faturação e número de funcionários geralmente acompanham anualmente a conta anual — relevante para a receita anual da empresa e para o número de colaboradores. Um certificado ISO 27001 tem uma data de validade da entidade certificadora, e após uma recertificação ou auditoria de vigilância é esse o gatilho para rever novamente as medidas do Anexo A. As dez medidas do artigo 21.º n.º 2 da NIS2 e um relatório VSME não têm uma data legal de atualização no próprio dossier, mas são revistos anualmente na prática porque os números subjacentes e as avaliações de risco ficam desatualizados após um ano. Quem preenche pela primeira vez uma lista de sustentabilidade no âmbito da CSRD, faz bem em ligar essa rubrica ao exercício fiscal sobre o qual se reporta.

De onde vem este ritmo

Nenhuma das cinco fontes estabelece um prazo de atualização para o dossier da cadeia; a Lei do Registro Comercial 2007 obriga ao comunicação de alterações dos dados legais, e a CSRD (Diretiva (UE) 2022/2464) e a norma VSME da EFRAG funcionam com um ciclo de relatório anual porque se alinham ao exercício fiscal. NIS2 (Diretiva (UE) 2022/2555, artigo 21.º n.º 2) e ISO/IEC 27001 Anexo A não mencionam um prazo de calendário, mas pressupõem uma avaliação periódica das medidas como parte da gestão de riscos. O dossier da cadeia segue portanto por rubrica o ciclo da fonte, não uma única regra abrangente.