Az UBO-nyilvántartás minden EU-tagállamban létezik, mivel az alapul szolgáló szabályok ugyanabból az európai pénzmosás elleni irányelvből származnak. Ugyanakkor az országok eltérően hajtják végre. Az, hogy ki kap hozzáférést a nyilvántartáshoz, mely százalékok vonatkoznak az uultimate beneficial owner meghatározására, milyen kivételek léteznek, és hogyan kell bejelentkezni: ezt minden ország saját módon szabályozza. Az olyan vállalkozó számára, aki csak Hollandiában működik, ez kevés különbséget jelent. Amint azonban másik EU-tagállamban létesít vállalatot, vagy egy külföldi ügyfél egy másik országban UBO-kivonatot kér tőle, akkor már ezekkel az eltérésekkel szembesül.
Az UBO az ultimate beneficial owner rövidítése, azaz az a természetes személy, aki végső soron irányítja a vállalkozást, vagy annak tulajdonosa, még akkor is, ha ez több közbenső vállalaton keresztül történik. Minden EU-tagállam olyan nyilvántartást vezet, amelyben az olyan vállalkozások végső tulajdonosait sorolja fel, amelyek területén bejegyzésre kerültek. Ez az közös alap. A nyilvántartással ezt követően történtek országonként eltérnek.
Ami minden országban ugyanaz marad
A nyilvántartás koncepciója mindenhol azonos: a felügyeleti hatóságoknak, bankoknak és néha az üzleti partnereknek lehetőségük kell hogy legyen annak ellenőrzésére, hogy ki áll valójában egy vállalkozás mögött, hogy megnehezítsék a tulajdonlás eltitkolását. Az UBO-k nyilvántartásba vételének kötelezettsége a nyilvántartások összes tagállamában működő jogi személyekre vonatkozik, és az UBO meghatározása alapvetően európai szinten rögzített. A más ellenőrzésekkel, például a bankok és biztosítók által végzett KYB-ellenőrzéssel való kapcsolat is minden országban előfordul, bár a pontos eljárás eltérhet. A KYB-ről további részleteket ebben a cikkben találhat: ismeretbázis témánként.
Az, ami országonként eltér
A legnagyobb különbség a nyilvántartáshoz való hozzáférésben van. Egyes országok széles körű nyilvánosságot adnak, más országok pedig a hozzáférést csak az indokolt érdekelt felekre korlátozzák, részben az Európai Szinten a magánélethez fűződő jogokkal kapcsolatos határozatok alapján. Ez azt jelenti, hogy az egyik országban könnyen letöltött kivonat a másik országban csak formális kérelem útján elérhető.
A küszöbértékek és kivételek is eltérőek. Az irányelvlet keretrendszert biztosít, de az országok ezt a keretrendszert használva maguk is dönthetnek például a pontos százalékok vagy az adott jogalanyok mentesítése tekintetében. Ezen túlmenően eltér annak a gyakorisága, ahogyan Önnek bejelentenie kell a változtatásokat, és az a mód, ahogyan egy nyilvántartás az újonnan alapított vállalkozásokkal bánik.
Végül a bizonyítvány formája is eltérő. Az egyik ország digitális kivonatot biztosít egy egyedi kóddal, a másik ország PDF-et, bélyeggel vagy külön igényelendő nyilatkozatot. Ha egy külföldi ügyfél a portálján UBO-bizonyítékot kér, az tehát másfajta dokumentum lehet, mint amit Hollandiában szoktak.
Miért lehet ez fontos az Ön számára
Ha csak Hollandiában szállít, és az ügyfelei is Hollandiában vannak, ez elsősorban háttérinformáció. Amint azonban egy másik EU-tagállamban alapít leányvállalkozást, vagy egy másik ország ügyfelei UBO-nyilatkozatot kérnek tőle, jó tudni, hogy nem automatikusan küldheti el azt a dokumentumot, amely Hollandiában elegendő. A nyilvántartás, amelyben az Ön feladatát kell lennie, a bizonyítvány formája, és néha egy kérelem feldolgozási ideje is eltér attól, amit meg szokott.
Ez elsősorban több országban tevékenységet folytató vállalkozások, vagy külföldi holding-on keresztül működő szállítók esetében jelent problémát. A legtöbb MKB-vállalkozat, amely Hollandiából szállít, számára a holland Kereskedelmi Nyilvántartás marad a kiindulópont, még akkor is, ha az ügyfél külföldön van. Ha abban nem biztos, hogy helyzete egy másik ország alá tartozik-e, akkor a Kereskedelmi és Iparkamara vagy egy jogász az erre alkalmas hely az ellenőrzéshez, nem pedig egy szoftverszállító.
Mivel minden ország saját nyilvántartást és saját ablakot kezel, nincs olyan központi európai áttekintés, amelyben egyszerre mindent meg tudna keresni. Az egyes témáknál azonban megmutatjuk, hol találhatók a hivatalos források és mit nem rögzítettünk szándékosan még, így tudja, hol kell keresnie, ahelyett, hogy ezt saját maga kellene kiszednie. A pénzt arról, hogy az a információ hogyan jön létre, a webhelyről olvashatja el a munkamódszerünkről szóló oldalon.
Ha először azt szeretné megnézni, hogy ez a téma releváns-e a vállalatában, akkor néhány kérdés segítségével azt ellenőrizheti a az ingyenes vizsgálaton, ahol éppen most tartózkodik. Még akkor is, ha főként hazai ügyfelei kérdőíveit kapja, nem árt tudni, mi változik, ha egy ügyfél vagy telephely határon túlra kerül. Ha konkrét kérdése van egy másik ország nyilvántartásáról, akkor először nézzen meg a gyakran feltett kérdéseket vagy az adott téma már ott van-e magyarázva.
Ez az útmutató leíró jellegű, és nem jogi tanácsadás az ön saját helyzetéről. Ahhoz, hogy megállapítást tegyen arról, hogy az ön esetében mi a hatályos, az adott ország illetékes felügyeleti szerve vagy egy jogász a megfelelő kapcsolattartó pont.