UBO registar postoji u svakoj zemlji EU-a jer su temeljne odredbe iz iste europske direktive o sprječavanju pranja novca. Međutim, primjena razlikuje se od zemlje do zemlje. Tko ima pristup registru, koji se postotci primjenjuju za definiciju konačnog vlasnika, koja odstupanja postoje i kako dostaviti podatke: svaka zemlja to uređuje na svoj način. Za poduzetnika koji posluje samo u Nizozemskoj, ta razlika nema veće značaja. Čim imate podružnicu u drugoj zemlji EU-a, ili inozemni kupac traži UBO izvod iz druge zemlje, suočit ćete se s tim razlikama.
UBO je skraćenica od ultimate beneficial owner, fizička osoba koja u konačnici ima kontrolu nad poduzećem ili je njegov vlasnik, čak i ako je to kroz više sredstvenih tvrtki. Svaka zemlja EU-a vodi registar takvih osoba za svako poduzeće registrirano na njezinoj teriroriju. To je zajednička osnova. Što se nakon toga dogodi s tim registrom, razlikuje se.
Što ostaje isto u svakoj zemlji
Ideja iza registra je svugdje ista: nadzorni organi, banke i ponekad poslovni partneri trebaju moći utvrditi tko zapravo stoji iza poduzeća kako bi bilo teže sakriti vlasništvo. Obveza registracije UBO-a primjenjuje se na pravne osobe u svim državama članicama, a definicija UBO-a osnovano je propisana na razini Europe. Povezanost s drugim provjerama, kao što je KYB provjera koju provode banke i osiguravajuća društva, javlja se u svakoj zemlji, iako precizni postupak može biti drugačiji. Više informacija o tome što KYB točno znači možete pronaći u bazi znanja po temama.
Što se razlikuje od zemlje do zemlje
Najveća razlika je u pristupu registru. Neke zemlje daju širem javnom pristup, druge su pristup ograničile na institucije s opravdanim interesom, djelomično na temelju odluka o privatnosti na europskoj razini. To znači da izvod koji u jednoj zemlji možete lako sami preuzeti dostupan je u drugoj zemlji samo formalnom zahtjevom.
Prag vrijednosti i odstupanja također se razlikuju. Direktiva daje okvir, ali zemlje mogu u okviru njezine odredbe donijeti vlastite odluke o primjerice točnim postocima ili o tome koji su pravni oblici oslobođeni. Osim toga, razlikuje se frekvencija kojom morate izvijestiti o promjenama i način na koji registar funkcionira s novoosnovanim poduzećima.
Naposljetku, razlikuje se oblik dokaza. Jedna zemlja isporučuje digitalni izvod s jedinstvenom šifrom, druga pdf datoteku sa pečatom ili deklaraciju koja se mora zatražiti posebno. Ako inozemni kupac u svom portalu traži UBO dokaz, to može biti drugačija vrsta dokaza od one kojoj ste navikli u Nizozemskoj.
Zašto je ovo za vas važno
Ako poslujete samo u Nizozemskoj i vaši su kupci također iz Nizozemske, ovo je uglavnom dodatne informacije. Čim imate podružnicu u drugoj zemlji EU-a, ili kupac iz druge zemlje traži UBO deklaraciju, dobro je znati da ne možete automatski poslati isti dokument koji u Nederlandiji zadovoljava zahtjev. Registar u kojem morate biti, oblik dokaza i ponekad vrijeme čekanja za zahtjev drugačiji su nego što ste navikli.
To je posebno važno za poduzeća s djelatnostima u više zemalja, ili za dobavljače koji rade preko inozemne matične tvrtke. Za većinu MKB-poduzeća koja poslovanjem djeluju iz Nizozemske, Nizozemski registar trgovine je još uvijek polazišna točka, čak i ako je kupac u inozemstvu. Ako se ne sigurno odnosi li se vaša situacija na drugu zemlju, Trgovinska komora ili pravnik su pravo mjesto da to provjerite, a ne dobavljač softvera.
Budući da svaka zemlja upravlja vlastitim registrom i vlastitim prozorom, ne postoji centralni europski pregled u kojem biste sve mogli potražiti odjednom. Za svaku temu navodimo gdje se nalaze službeni izvori i što se u njima svjesno još ne određuje, tako da znate gdje trebate tražiti umjesto da sami trebate to razmotriti. Više o tome kako te informacije nastaju čitajte na stranici o našoj radnoj metodi.
Ako prvo želite vidjeti je li ta tema relevantna za vašu tvrtku, to možete provjeriti u nekoliko pitanja preko besplatne provjere na kojoj se nalazite. Čak i ako se uglavnom bavite upitnicima domaćih kupaca, ne škodi znati što se mijenja čim kupac ili usluga/poslovnica prijeđe granicu. Ako imate konkretno pitanje o registru u drugoj zemlji, prvo pogledajte često postavljana pitanja ili je ta tema tamo već objašnjena.
Ovo objašnjenje je opisujuće prirode i nije pravni savjet o vašoj vlastitoj situaciji. Kako bi se zaključilo što vrijedi u vašem slučaju, nadležni nadzorni organ u dotičnoj zemlji ili pravnik su odgovarajuće osobe za kontakt.