UBO registr existuje v každé zemi EU, protože základní pravidla pocházejí ze stejné evropské směrnice proti praní peněz. Přesto se provádění v jednotlivých zemích neliší. Kdo má přístup k registru, jaká procenta platí pro definici konečného příjemce, jaké výjimky existují a jak se informace podávají: každá země to řeší svým vlastním způsobem. Pro podnikatele, který působí pouze v Nizozemsku, je to jen malý rozdíl. Jakmile máte pobočku v jiné zemi EU nebo zahraniční zákazník požaduje výpis UBO z jiné země, narazíte na tyto rozdíly.
UBO znamená ultimate beneficial owner, fyzická osoba, která má konečnou kontrolu nad podnikem nebo jej vlastní, i když to vede přes více mezilehlých společností. Každá země EU vede registr těchto osob pro každý podnik, který je registrován na jejím území. To je společný základ. Co se dál s tímto registrem děje, se liší.
Co zůstává stejné v každé zemi
Myšlenka registru je všude stejná: dohledové orgány, banky a někdy také obchodní partneři musí moci zjistit, kdo skutečně stojí za podnikem, aby bylo obtížnější skrývat vlastnictví. Povinnost registrovat UBO platí pro právnické osoby ve všech členských státech a definice UBO je v základě stanovena na evropské úrovni. Také vazba na další kontroly, jako je kontrola KYB, kterou provádějí banky a pojišťovny, se vyskytuje v každé zemi, i když přesný postup se může lišit. Více informací o tom, co přesně KYB znamená, najdete v znalostní bázi podle tématu.
Kde se jednotlivé země liší
Největší rozdíl je v přístupu k registru. Některé země umožňují široké veřejnosti nahlížet, jiné státy omezují přístup na orgány s oprávněným zájmem, zejména v návaznosti na rozhodnutí o ochraně osobních údajů na evropské úrovni. To znamená, že výpis, který si můžete v jedné zemi snadno stáhnout sami, je v jiné zemi dostupný pouze na základě formální žádosti.
Také prahové hodnoty a výjimky se liší. Směrnice poskytuje rámec, ale země si v něm mohou zvolit vlastní možnosti ohledně například přesných procent nebo toho, které právní formy jsou osvobozeny. Kromě toho se liší frekvence, s jakou musíte hlásit změny, a způsob, jakým registr přistupuje k podnikům, které byly právě založeny.
Nakonec se liší forma dokladu. Jedna země poskytuje digitální výpis s jedinečným kódem, jiná země poskytuje pdf se razítkem nebo prohlášení, které musí být požádáno zvlášť. Pokud zahraniční zákazník požaduje důkaz UBO ve svém portálu, může to být tedy jiný typ dokumentu, než na který jste v Nizozemsku zvyklí.
Proč je to pro vás důležité
Pokud dodáváte pouze v Nizozemsku a vaši zákazníci jsou také v Nizozemsku, je to především doplňující informace. Jakmile máte dceřinou společnost v jiné zemi EU, nebo zákazník v jiné zemi požaduje prohlášení UBO, je dobré vědět, že automaticky nemůžete poslat stejný dokument, který postačuje v Nederlandsku. Registr, kde musíte být registrováni, forma důkazu a někdy také čekací doba na zpracování žádosti se liší od toho, na co jste zvyklí.
To platí zejména pro podniky s činnostmi v několika zemích nebo pro dodavatele, kteří působí prostřednictvím zahraniční holding. Pro většinu malých a středních podniků, které dodávají z Nizozemska, zůstává českouRegistrem obchodního rejstříku výchozím bodem, a to i když je zákazník v zahraničí. Pokud si nejste jisti, zda vaše situace spadá pod jinou zemi, pak je správným místem, kde se to dozvědět, Obchodní komora nebo právník, nikoli poskytovatel software.
Protože každá země spravuje svůj vlastní registr a své vlastní okno, neexistuje žádný centrální evropský přehled, kde byste vše mohly vyhledat najednou. Podle tématu však vysvětlujeme, kde najdete oficiální zdroje a co v nich úmyslně ještě není stanoveno, aby jste věděli, kde hledat, místo abyste to museli řešit sami. Více o tom, jak tyto informace vznikají, najdete na stránce o našem postupu.
Chcete-li nejprve zjistit, zda je toto téma pro vaši společnost relevantní, můžete to ověřit pomocí několika otázek prostřednictvím bezplatné kontroly, ve které se právě nacházíte. I když se zabýváte především dotazníky od domácích klientů, není škodou vědět, co se změní, jakmile se klient nebo pobočka přesune přes hranice. Máte-li konkrétní dotaz na registr v jiné zemi, podívejte se nejprve na často kladené otázky zda není toto téma tam již vysvětleno.
Toto vysvětlení je pouze popisného charakteru a není právním poradenstvím o vaší konkrétní situaci. Pro posouzení toho, co se v případě vaší společnosti vztahuje, je příslušný dohledový orgán v dotyčné zemi nebo právník správným kontaktem.