UBO-rekisteri on olemassa kaikissa EU-maissa, koska taustalla olevat säännöt tulevat samasta Euroopan rahanpesun vastaisesta direktiivistä. Silti täytäntöönpano ei ole sama jokaisessa maassa. Kuka saa tarkastaa rekisteriä, mitkä prosenttiosuudet pätevät uteellisen edunsaajan määritelmälle, mitä poikkeuksia on ja miten sinun on toimitettava jotain: jokainen maa sääntelee tämän omalla tavallaan. Yrittäjälle, joka toimii vain Alankomaissa, tällä on vähän merkitystä. Heti kun sinulla on sivukonttori toisessa EU-maassa tai ulkomainen asiakas pyytää UBO-otetta toisesta maasta, törmäät näihin eroihin.
UBO tarkoittaa ultimate beneficial owneria, luonnollista henkilöä, jolla on perimmältään määräysvalta yrityksessä tai joka omistaa sen, vaikka se tapahtuisi useiden väliyhtiöiden kautta. Jokainen EU-maa ylläpitää rekisteriä näistä henkilöistä kutakin sen alueelle rekisteröityä yritystä kohti. Se on yhteinen perusta. Se, mitä tapahtuu kyseiselle rekisterille sen jälkeen, vaihtelee.
Mitä jokaisessa maassa pysyy samana
Rekisterin ajatus on kaikkialla sama: valvontaviranomaiset, pankit ja joskus myös liiketoimintakumppanit voivat tarkistaa, kuka todella seisoo yrityksen takana, jotta omistajuuden piilottaminen vaikeutuu. Velvollisuus rekisteröidä UBO:t koskee oikeushenkilöitä kaikissa jäsenmaissa, ja UBO:n määritelmä on perustasolla vahvistettu Euroopassa. Yhteys muihin tarkastuksiin, kuten pankkien ja vakuutusyhtiöiden suorittamaan KYB-tarkastukseen, esiintyy myös jokaisessa maassa, vaikka tarkka menettelytapa voi vaihdella. Lisätietoja siitä, mitä KYB tarkalleen ottaen sisältää, löydät kohdasta tietovarastossa.
Mitä vaihtelee maittain
Suurin ero on rekisterin saatavuudessa. Jotkut maat antavat laajalle yleisölle pääsyn, kun taas toiset maat ovat rajoittaneet pääsyn perusteltujen etujensa omaaville viranomaisille, osittain Euroopan tason yksityisyyteen liittyvien päätösten perusteella. Tämä tarkoittaa, että oite, jonka voit yhdessä maassa helposti ladata itse, on toisessa maassa saatavilla vain virallisen hakemuksen kautta.
Myös raja-arvot ja poikkeukset vaihtelevat. Direktiivi antaa kehyksen, mutta maat voivat tehdä omia valintoja sen sisällä esimerkiksi tarkista prosenttiosuuksista tai siitä, mitkä oikeusmuodot ovat vapautettuja. Lisäksi muutosten ilmoitustiheys vaihtelee, ja se, miten rekisteri käsittelee juuri perustettujen yritysten kanssa, vaihtelee.
Lopuksi todistusdokumentin muoto vaihtelee. Yksi maa toimittaa digitaalisen otteen, jossa on yksilöllinen koodi, toinen maa PDF-tiedostoa, jossa on leima, tai erillisesti pyydettävän ilmoituksen. Kun ulkomainen asiakas pyytää UBO-todistusta portaalissaan, se voi siis olla erityyppinen asiakirja kuin mihin olet tottunut Alankomaissa.
Miksi tämä voi olla sinulle tärkeää
Jos toimitat vain Alankomaissa ja asiakkaasi ovat myös täällä, tämä on pääasiassa taustainformaatiota. Heti kun sinulla on tytäryhtiö toisessa EU-maassa tai asiakas toisessa maassa pyytää UBO-ilmoitusta, on hyvä tietää, että et voi automaattisesti lähettää samaa asiakirjaa, joka Alankomaissa riittää. Rekisteri, johon sinun on oltava, todisteen muoto ja joskus myös hakemuksen odotusaika ovat silloin erilaiset kuin mihin olet tottunut.
Tämä koskee erityisesti yrityksiä, joilla on toimintaa useissa maissa, tai toimittajia, jotka toimivat ulkomaisen holding-yhtiön kautta. Useimmille Alankomaista toimittaville pk-yrityksille Alankomaiden kaupparekisteri on edelleen lähtöpiste, vaikka asiakas olisikin ulkomailla. Jos epäilet, kuuluuko tilanteeseesi toinen maa, Kauppakamariin tai juristiin on sopiva paikka tutkia asiaa, ei ohjelmistotoimittaja.
Koska jokainen maa hallinnoi omaa rekisteriään ja omaa käyntipisteään, keskitettyä eurooppalaista yleiskatsausta ei ole, jossa voisitte etsiä kaikkea kerralla. Otamme kuitenkin aiheittain esille, mistä viralliset lähteet löytyvät ja mitä niissä ei ole tarkoituksella vielä määritetty, jotta tiedätte, mistä etsiä sen sijaan, että joutuisitte selvittämään sen itse. Lisätietoja siitä, miten nämä tiedot syntyvät, luette osoitteessa sivulla, jossa kuvataan menettelyämme.
Haluatteko ensin nähdä, onko tämä aihe merkityksellinen yrityksellenne, voidaan sen tarkistaa muutaman kysymyksen avulla ilmaisen tarkistuksen kautta, jossa nyt olette. Vaikka käsittelisitte pääasiassa kotimaisten asiakkaiden kyselylomakkeita, ei ole haittaa tietää, mitä muuttuu, kun asiakas tai toimipaikan sijainti muuttuu rajan yli. Jos teillä on konkreettinen kysymys jonkin toisen maan rekisteristä, katsokaa ensin kohtaan usein kysytyt kysymykset katsoa, onko aihe jo siellä selitetty.
Tämä selitys on luonteeltaan kuvaileva, ei juridista neuvontaa omasta tilanteestanne. Näkemystä siitä, mitä tilanteessanne pätee, varten asianmukainen valvontaviranomainen kyseisessä maassa tai lakimies on sopiva yhteyshenkilö.