wie weiß das System, welche Antwort zu welcher Frage passt

Erkennung erfolgt auf Frageebene, nicht auf Dokumentebene

Das System liest die hochgeladene Liste und erkennt pro Frage, worum es inhaltlich geht, unabhängig von der Formulierung des Abnehmers. "Verfügen Sie über eine Informationssicherheitsrichtlinie gemäß einem anerkannten Standard?" und "Ist ein ISMS implementiert?" werden beide mit derselben zugrunde liegenden Antwort verknüpft, weil sie faktisch dieselbe Begründung abfragen: das Bestehen und der Umfang eines Managementsystems, meist unter Verweis auf Annex A der ISO/IEC 27001. Dasselbe gilt für Fragen nach Mitarbeiterzahl, Umsatz, Betriebsstätten oder Zertifizierung — die Portale von Banken, Versicherern und Kettenpartnern stellen diese etwas anders, aber die Frage hinter der Frage ist immer dieselbe.

Jede Antwort im Kettendossier ist direkt mit dem Beweismittel verknüpft, aus dem sie folgt: ein Auszug, ein Policeblatt, ein Zertifikat oder die eigenständige Angabe bei einer Frage als ,„Wie viele Arbeitnehmer das Unternehmen hat. Erkennt das System eine Frage nicht mit ausreichender Sicherheit oder fehlt die zugrunde liegende Quelle, wird keine Antwort vorgeschlagen — stattdessen erscheint ein offenes Feld. Das gilt auch für zusammengesetzte Fragen, beispielsweise eine Liste, die in einer Zeile sowohl nach den zehn Maßnahmen von Artikel 21 Absatz 2 der NIS2-Richtlinie fragt als auch nach dem zugehörigen Nachweisdokument: Das System teilt eine solche Frage auf und sucht pro Bestandteil separat.

Das Matching erfolgt auf der Grundlage von Bedeutung, nicht auf exaktem Text

Dass ein System Fragen mit unterschiedlicher Formulierung mit derselben Antwort verknüpfen kann, folgt nicht aus einer einzigen Norm, sondern daraus, dass die zugrunde liegenden Fakten einheitlich festgelegt sind. Daten wie die Firma oder das Registrierungsnummer, unter der das Unternehmen eingetragen ist sind gemäß des Handelsregisters 2007 festgelegt und daher eindeutig, weshalb jede Frage, die auf diese Identität verweist — egal wie formuliert — auf dieselbe feste Antwort verweisen kann. Bei Themen wie Nachhaltigkeit gilt etwas Ähnliches: das VSME-Basismodul der EFRAG, das im Rahmen der Richtlinie (EU) 2022/2464 entwickelt wurde, bietet eine feste Gliederung von Datenpunkten, auf die Abnehmer oft implizit verweisen, auch wenn ihre eigene Frage anders formuliert ist.