mans klients tagad izmanto citu formu nekā pagājušajā gadā, kas tad

Jauns formāts, tie paši pamatdati

Cits jūsu klienta formāts nemaina pašos datus — tas maina tikai to, kā jautājumi ir sadalīti un formulēti. Likumiskais nosaukums, KvK numurs, apgrozījums, darbinieku skaits: šie fakti ir fiksēti jūsu ķēdes dosijē, neatkarīgi no tā, kādu portālu vai jautājumu sarakstu jūsu klients šogad izmanto. Tas, kas pagājušajā gadā bija norādīts sadaļā "vispārīgie dati", šogad var būt sadalīts atsevišķos laukos statūtiskais nosaukums un reģistrācijas numurs — bet atbildes saturs paliek nemainīgs.

Kur tas rada problēmas: jauns formāts dažkārt prasa nedaudz citādi formulētu jautājumu vai pieprasa dokumentu, ko iepriekšējais saraksts neprasīja. Iedomājieties klientu, kas pagājušajā gadā jautāja tikai "vai jums ir ISO 9001?", bet šogad vēlas redzēt sertifikāta numuru un derīguma termiņu. Mūsu sistēma atpazīst jauno jautājumu, pamatojoties uz tā nozīmi, nevis uz pagājušā gada jautājuma precīzo tekstu, un piedāvā atbilstošo atbildi no dosijas. Ja pieprasītais dokuments trūkst — piemēram, tāpēc, ka iepriekšējais jautājums neprasīja sertifikāta numuru — sistēma atstāj šo lauku tukšu, nevis mēģina uzminēt.

Atpazīšana darbojas pēc nozīmes, nevis pēc veidnes

Tas neizsriet no tiesisku noteikumu, bet no tā, kā sistēma ir uzbūvēta: tā saskaņo jautājumus pēc satura (piemēram: vai tas attiecas uz CSRD ziņošanu saskaņā ar Direktīvu (ES) 2022/2464, uz desmit NIS2 21. panta pasākumiem vai uz ISO 27001 Annex A pasākumu), nevis pēc konkrētas konkrētā portāla formulējuma vai secības. Tāpēc tā paša klienta jauns formāts vai pilnīgi atšķirīgs portāls ar līdzīgu jautājumu tiek atpazīts kā tas pats pamatjautājums. Ja paliek jauns pieprasīts dokuments, kas vēl nav dosijē — piemēram, kaut kas par valstis, kurās uzņēmumam ir filiāles — tad to aizpildi vienu reizi, un tas ir gatavs nākamajai sarakstam, no šī vai cita klienta.