Il n'existe pas de délai fixe
Il n'existe pas de délai fixe pour un questionnaire de durabilité. Certains entrepreneurs ont rempli une liste en une après-midi, d'autres y consacrent des semaines. La différence ne réside pas dans la liste elle-même, mais dans ce que vous avez déjà prêt. Si vous avez déjà rassemblé les données et pièces justificatives demandées, le remplissage consiste surtout à copier et à vérifier. Si vous devez encore déterminer quel fournisseur a quel chiffre, ou quel collaborateur connaît la réponse à une question spécifique, le délai s'allongera naturellement.
La première fois que vous recevez une telle liste, cela prend généralement le plus de temps. Vous devez alors déterminer exactement ce qui est demandé, d'où proviennent les données et qui au sein de votre entreprise doit fournir quelque chose ou donner son accord. Avec une deuxième ou une troisième liste, du même client ou d'un autre client, vous reconnaissez souvent les mêmes questions et le remplissage est plus rapide. C'est aussi la raison pour laquelle de nombreuses entreprises remarquent que le deuxième questionnaire de l'année prend moins de temps que le premier, même si les questions sont formulées un peu différemment.
Ce qui détermine le délai d'exécution
Trois facteurs jouent généralement le rôle le plus important. Premièrement, le nombre de questions et leur profondeur : une courte liste avec des questions générales sur votre entreprise se remplit plus rapidement qu'une liste détaillée qui demande des chiffres par site ou par groupe de produits. Deuxièmement, la question de savoir si vous avez déjà les pièces justificatives sous-jacentes, telles qu'une police, un certificat ou un aperçu de votre consommation d'énergie. Si une telle pièce manque, vous devez d'abord la demander à un assureur, gestionnaire de réseau ou fournisseur, ce qui prend du temps que vous ne contrôlez pas.
Troisièmement, les consultations internes jouent un rôle. Dans une petite entreprise, c'est souvent une seule personne qui décide, et une liste est alors prête en quelques heures. Dans une plus grande entreprise, une réponse doit parfois passer par un supérieur ou un autre département avant d'être soumise. Ce n'est pas un problème en soi, mais cela prolonge le délai, surtout si cette personne n'est pas disponible le même jour. Pour en savoir plus sur ce qui se cache exactement derrière les questions, consultez la base de connaissances avec des explications par sujet.
Où cela achoppe en pratique
Les retards les plus importants ne surviennent pas lors du remplissage lui-même, mais lors de la collecte de données qui ne sont pas directement à portée de main. Pensez à des chiffres sur la consommation d'énergie d'un bâtiment que vous louez, ou à des données d'un sous-traitant dont vous avez besoin pour répondre à une question sur la chaîne. Une pièce justificative expirée cause également des retards : vous devez d'abord demander une nouvelle version avant de pouvoir répondre à la question.
Une autre cause fréquente est que chaque client utilise son propre portail et son propre format. La même question sur, par exemple, vos émissions de CO2 peut être formulée différemment chez un client que chez un autre. Cela ne signifie pas que la réponse est différente, mais vous devez à chaque fois déterminer à nouveau s'il s'agit de la même question. Celui qui doute qu'une question ait déjà reçu une réponse peut le vérifier rapidement avec quelques questions et une indication de votre position Poser la question rapidement.
Ce que vous pouvez faire vous-même pour économiser du temps
Le gain de temps le plus important réside dans le maintien de l'ordre de votre propre dossier, indépendamment du questionnaire qui arrive. Une fois que vous savez quelles pièces sont souvent demandées et où elles expirent, vous pouvez les renouveler à temps au lieu d'attendre qu'un client les demande. Il est également utile d'avoir un point de contact fixe au sein de votre entreprise pour ces questionnaires, de sorte qu'on ne doive pas à chaque fois redécouvrir qui connaît la réponse.
Supplia.eu a été créé pour raccourcir cette répétition. Le système reconnaît les questions dans une liste téléchargée et les complète à partir d'un dossier unique de la chaîne ; vous confirmez chaque réponse par oui ou non et soumettez vous-même la liste au portail de votre client. Nous ne lisons pas la liste et ne nous connectons jamais à un portail d'un tiers ; le remplissage et la soumission restent de votre ressort. Pour en savoir plus sur la façon dont ces informations sont constituées, consultez la page sur la façon dont les informations sont constituées.
En résumé
Le temps qu'une questionnaire de durabilité vous coûte dépend principalement de la quantité d'informations que vous avez déjà documentées et de la quantité qui doit encore être recherchée ou concertée. Un première questionnaire prend généralement le plus de temps ; après cela, le processus devient généralement plus rapide, à condition que votre dossier reste à jour. Si vous avez des doutes sur une question ou un terme spécifique, vous trouverez une brève réponse dans la questions fréquemment posées.
Vous voulez voir combien de votre propre dossier est déjà en ordre et où vous pouvez gagner du temps lors du prochain questionnaire ? Effectuez l'analyse rapide gratuite ou parcourez les sujets de la base de connaissances pour voir exactement ce qui vous est demandé.