Fikseeritud ajaperiood puudub
Jätkusuutlikkuse küsimustiku jaoks ei ole fikseeritud läbilöökiaega. Mõned ettevõtjad on küsimustiku täitnud paari tunniga, teised on selle kallal nädalaid aja veetanud. Erinevus ei ole küsimustikus endas, vaid selles, mida teil juba ette valmistatud on. Kui teil on juba küsitud andmed ja dokumendid kogutud, siis täitmine on peamiselt kopeerimine ja kontrollimine. Kui peate veel välja selgitama, milline tarnija millise arvu on andnud, või millisel kolleegil on vastus konkreetsele küsimusele, siis läbilöökiaeg loomulikult pikeneb.
Esimene kord, kui sellist küsimustikku saate, võtab tavaliselt kõige rohkem aega. Peate siis välja selgitama, mida täpselt küsitakse, kust andmed pärinevad ja kes teie ettevõttes peab midagi esitama või kiitma heaks. Teise või kolmanda küsimustiku puhul, olenemata sellest, kas see on samalt või teiselt kliendilt, tundub teile sageli sama küsimused tuttavad ja täitmine läheb kiiremini. See on ka põhjus, miks paljud ettevõtted märkavad, et aasta teise küsimustiku täitmine võtab vähem aega kui esimese, isegi kui küsimused on veidi erineval kujul sõnastatud.
Mis määrab läbilöögiaega
Tavaliselt mängib kolm tegurit suurimat rolli. Esiteks küsimuste arv ja nende sügavus: lühikese loendi täitmine üldiste küsimustega teie ettevõtte kohta võtab vähem aega kui ulatuslik loend, mis küsib andmeid iga filiiaali või tootegrupe kohta. Teiseks küsimus, kas teil on juba alusdokumendid olemas, nagu kindlustusleping, sertifikaat või energiatarbimise ülevaade. Kui selline dokument puudub, peate selle esmalt küsima kindlustusfirmalt, võrguhaldurilt või tarnijalt, ja see võtab aega, mida te ise ei saa kontrollida.
Kolmandaks mängib rolli siseselt kooskõlastamine. Väikese ettevõtte puhul otsustab sageli üks inimene, ja siis on küsimustik paari tunniga valmis. Suuremate ettevõtete puhul peab vastus vahel enne esitamist käima juhi või muu osakonna käest. See ei ole iseenesest probleem, kuid pikendab läbilöökiaega, eriti kui see inimene ei ole sama päeva jooksul saadaval. Kellele huvi pakub, mis täpselt küsimuste taga on, leiab selle alt teadmusbaas koos selgitustega teemade kaupa.
Kus praktikas probleemid tekivad
Suurim viivitus tekib mitte täitmise enda ajal, vaid andmete kogumisel, mis pole hetkel käepärast. Mõelge näiteks andmetele energiatarbimise kohta ruumist, mida te rendisite, või andmetele alamtöövõtjalt, mida te vajate küsimuse vastamiseks keti kohta. Samuti tekitab viivituse aegunud dokument: esmalt peate küsima uue versiooni, enne kui saate küsimusele vastata.
Teine levinud põhjus on see, et igal kliendil on oma portaal ja oma vorming. Näiteks sama küsimus teie CO2-heitmete kohta võib olla ühe kliendi juures teistmoodi sõnastatud kui teise kliendi juures. See ei tähenda, et vastus on erinev, kuid peate iga kord uuesti välja selgitama, kas tegemist on sama küsimusega. Kes kahtleb, kas küsimusele on varem vastatud, saab selle abil mõned küsimused ja näide, kus te seisate kiiresti kontrollida.
Mida saate ise teha aja säästmiseks
Suurim ajakokkuhoid on oma dokumendikogumi korrashoidmine, olenemata sellest, milline küsimustik saabub. Niipea kui teate, millised dokumendid sageli küsitakse ja millal need aeguvad, saate need õigel ajal uuendada, mitte alles siis, kui klient neid küsib. Samuti aitab, kui teil on ettevõttes üks kindel kontaktisik nende küsimustike jaoks, et iga kord ei tuleks uuesti välja selgitada, kes vastuse teab.
Supplia.eu on ehitatud selle kordamise lühendamiseks. Süsteem tuvastab küsimused üleslaaditud loendist ja täidab need ühest tarneahela dokumendist; te kinnistate iga vastuse jah või ei-ga ja esitate loendit ise oma kliendi portaalis. Me ei loe loendit ega logi kunagi kolmanda osapoole portaali; täitmine ja esitamine jäävad teile. Rohkem selle kohta, kuidas see teave tekib, leiate lehelt teave on koostatud.
Kokkuvõttes
Aeg, mis jätkusuutlikkuse küsimustikule kulub, sõltub eelkõige sellest, kui palju te juba olete fikseerinud ja kui palju tuleb veel otsida või kooskõlastada. Esimene loend võtab tavaliselt kõige rohkem aega; seejärel muutub protsess tavaliselt kiiremaks, kui teie dokument jääb ajakohaseks. Kui kahtlete teatud küsimuse või mõiste osas, leiate lühikese vastuse sageli esitatud küsimuste.
Kas soovite näha, kui palju teie enda dokumendist on juba korras ja kus saate leida järgmise küsimustiku juures aega säästada? Tehke tasuta kiiruskandamine või lehitsege teadmusbaasi teemasid, et näha, mida täpselt teilt küsitakse.