Δεν υπάρχει καθορισμένη προθεσμία
Δεν υπάρχει καθορισμένος χρόνος διεκπεραίωσης για ένα ερωτηματολόγιο βιωσιμότητας. Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν συμπληρώσει ένα ερωτηματολόγιο σε λίγες ώρες, ενώ άλλες χρειάζονται εβδομάδες. Η διαφορά δεν είναι στο ερωτηματολόγιο αυτό καθαυτό, αλλά σε ό,τι έχετε ήδη έτοιμο. Εάν έχετε ήδη συγκεντρώσει τα ζητούμενα δεδομένα και στοιχεία απόδειξης, η συμπλήρωση είναι κυρίως αντιγραφή και έλεγχος. Εάν ακόμα χρειάζεται να ανακαλύψετε ποιος προμηθευτής έχει ποιο στοιχείο, ή ποιος υπάλληλος γνωρίζει την απάντηση σε μια συγκεκριμένη ερώτηση, ο χρόνος διεκπεραίωσης θα αυξηθεί φυσικά.
Την πρώτη φορά που λαμβάνετε ένα τέτοιο ερωτηματολόγιο, συνήθως χρειάζεται περισσότερος χρόνος. Τότε πρέπει να ανακαλύψετε τι ακριβώς ζητείται, από πού προέρχονται τα δεδομένα και ποιος στο εσωτερικό της επιχείρησής σας πρέπει να συνεισφέρει ή να δώσει έγκριση. Με ένα δεύτερο ή τρίτο ερωτηματολόγιο, από τον ίδιο ή διαφορετικό πελάτη, συχνά αναγνωρίζετε τις ίδιες ερωτήσεις και η συμπλήρωση γίνεται ταχύτερη. Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλές επιχειρήσεις διαπιστώνουν ότι το δεύτερο ερωτηματολόγιο του χρόνου χρειάζεται λιγότερο χρόνο από το πρώτο, ακόμα κι αν οι ερωτήσεις είναι διατυπωμένες ελαφρώς διαφορετικά.
Τι καθορίζει τον χρόνο διεκπεραίωσης
Συνήθως τρεις παράγοντες παίζουν τον μεγαλύτερο ρόλο. Πρώτον, ο αριθμός των ερωτήσεων και το βάθος τους: ένα σύντομο ερωτηματολόγιο με γενικές ερωτήσεις σχετικά με την επιχείρησή σας συμπληρώνεται πιο γρήγορα από ένα εκτεταμένο που ζητά αριθμούς ανά τοποθεσία ή ανά ομάδα προϊόντων. Δεύτερον, το ζήτημα εάν έχετε ήδη τα υποκείμενα στοιχεία απόδειξης, όπως ασφαλιστική σύμβαση, πιστοποιητικό ή κατάλογο κατανάλωσης ενέργειας. Εάν λείπει ένα τέτοιο στοιχείο, πρέπει πρώτα να το ζητήσετε από ασφαλιστή, διαχειριστή δικτύου ή προμηθευτή, και αυτό δαπανά χρόνο που δεν ελέγχετε εσείς.
Τρίτον, παίζει ρόλο η εσωτερική διαβούλευση. Σε μια μικρή επιχείρηση, συχνά ένα άτομο αποφασίζει, και τότε ένα ερωτηματολόγιο είναι έτοιμο σε μερικές ώρες. Σε μια μεγαλύτερη επιχείρηση, μια απάντηση πρέπει μερικές φορές να περάσει από έναν ανώτερο ή ένα άλλο τμήμα πριν υποβληθεί. Αυτό δεν είναι πρόβλημα καθαυτό, αλλά παρατείνει τον χρόνο διεκπεραίωσης, ειδικά εάν αυτό το άτομο δεν είναι διαθέσιμο την ίδια ημέρα. Όποιος θέλει να μάθει περισσότερα για το τι ακριβώς κρύβεται πίσω από τις ερωτήσεις, θα βρει αυτό σε τράπεζα γνώσης με επεξήγηση ανά θέμα.
Πού πρακτικά κολλάει
Η περισσότερη καθυστέρηση δεν προκύπτει από τη συμπλήρωση αυτή καθαυτή, αλλά από τη συγκέντρωση δεδομένων που δεν είναι άμεσα διαθέσιμα. Σκεφτείτε αριθμούς για κατανάλωση ενέργειας ενός ακινήτου που ενοικιάζετε, ή δεδομένα ενός υπεργολάβου που χρειάζεστε για να απαντήσετε σε μια ερώτηση σχετικά με την αλυσίδα. Επίσης, ένα λήξαν στοιχείο απόδειξης προκαλεί καθυστέρηση: τότε πρέπει πρώτα να ζητήσετε μια νέα έκδοση πριν μπορέσετε να απαντήσετε στην ερώτηση.
Μια άλλη συνηθισμένη αιτία είναι ότι κάθε αγοραστής χρησιμοποιεί το δικό του portal και τη δική του μορφή. Η ίδια ερώτηση για παράδειγμα σχετικά με τις εκπομπές CO2 σας μπορεί να είναι διατυπωμένη διαφορετικά σε έναν πελάτη από ό,τι σε έναν άλλον. Αυτό δεν σημαίνει ότι η απάντηση είναι διαφορετική, αλλά πρέπει να ανακαλύψετε κάθε φορά εκ νέου εάν πρόκειται για την ίδια ερώτηση. Όποιος αμφιβάλλει εάν μια ερώτηση έχει ήδη απαντηθεί, μπορεί να το ελέγξει με μερικές ερωτήσεις και ένδειξη του πού βρίσκεστε γρήγορα.
Τι μπορείτε να κάνετε εσείς για να εξοικονομήσετε χρόνο
Η μεγαλύτερη εξοικονόμηση χρόνου βρίσκεται στη διατήρηση του δικού σας δοσιέ σε τάξη, ανεξάρτητα από το ποιο ερωτηματολόγιο φτάνει. Μόλις γνωρίζετε ποια στοιχεία ζητούνται συχνά και πού λήγουν, μπορείτε να τα ανανεώσετε στην ώρα τους αντί να περιμένετε έως ότου ένας πελάτης τα ζητήσει. Επίσης βοηθάει να έχετε ένα σταθερό σημείο επικοινωνίας εντός της επιχείρησής σας για αυτά τα ερωτηματολόγια, ώστε να μην χρειάζεται να ανακαλύψετε κάθε φορά εκ νέου ποιος γνωρίζει την απάντηση.
Το Supplia.eu έχει δημιουργηθεί για να συντομεύσει αυτήν την επανάληψη. Το σύστημα αναγνωρίζει τις ερωτήσεις σε μια μεταφορτωμένη λίστα και τις συμπληρώνει από ένα ενιαίο αρχείο αλυσίδας· επιβεβαιώνετε κάθε απάντηση με ναι ή όχι και υποβάλλετε τη λίστα στη πύλη του πελάτη σας. Δεν διαβάζουμε τη λίστα και δεν συνδεόμαστε ποτέ σε μια πύλη τρίτου· η συμπλήρωση και η υποβολή παραμένουν στα χέρια σας. Περισσότερα για το πώς δημιουργείται αυτή η πληροφορία, διαβάστε στο τη σελίδα για τον τρόπο δημιουργίας της πληροφορίας.
Εν ολίγοις
Ο χρόνος που απαιτείται για ένα ερωτηματολόγιο βιωσιμότητας εξαρτάται κυρίως από το πόσα έχετε ήδη τεκμηριώσει και πόσα πρέπει ακόμη να αναζητηθούν ή να συμφωνηθούν. Μια πρώτη λίστα απαιτεί συνήθως τον περισσότερο χρόνο· στη συνέχεια, η διαδικασία είναι συνήθως ταχύτερη, με την προϋπόθεση ότι το αρχείο σας παραμένει ενημερωμένο. Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με μια συγκεκριμένη ερώτηση ή όρο, θα βρείτε μια σύντομη απάντηση στο συχνές ερωτήσεις.
Θέλετε να δείτε πόσο από το δικό σας αρχείο είναι ήδη σε τάξη και πού μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο στο επόμενο ερωτηματολόγιο; Κάντε την δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε στα θέματα της τράπεζας γνώσης για να δείτε τι ακριβώς σας ζητείται.