Ποιος μπορεί να τροποποιήσει το δοσιέ μέσα στην εταιρεία μας

Ποιος ρυθμίζει την πρόσβαση στο δοσιέ

Ποιος μπορεί να ενημερώσει το δοσιέ της αλυσίδας, το καθορίζει το ίδιο το περιοδικό εκδόσεων: πρόκειται για μια επιλογή στις ρυθμίσεις του λογαριασμού, όχι για έναν νόμιμο ρόλο. Στην πράξη λειτουργεί όπως σε κάθε κοινό σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών: ορίζετε έναν ή περισσότερους διαχειριστές, και αυτοί οι διαχειριστές καθορίζουν ποιος άλλος μπορεί να επεξεργάζεται ή να παρακολουθεί μόνο. Δεν υπάρχει καμία σταθερή λειτουργία που πρέπει να το κάνει — σε μια εταιρεία είναι ο διευθυντής ποιότητας, σε μια άλλη ο ελεγκτής ή ο ίδιος ο ιδιοκτήτης.

Όπου αυτό γίνεται πρακτικά, είναι στα αρχικά δεδομένα. Ορισμένα πεδία βρίσκονται κοντά στη νόμιμη εγγραφή, όπως η καταστατική επωνυμία και τον αριθμό εγγραφής·: αυτά αλλάζουν μόνο εάν η εγγραφή στο Εμπορικό Μητρώο αλλάξει, και είναι σωστό ότι όποιος το διατηρεί — συχνά το ίδιο άτομο που διαχειρίζεται και την εγγραφή KVK — θα πρέπει επίσης να ενημερώσει αυτά τα πεδία στο δοσιέ. Άλλα πεδία, όπως οι απαντήσεις σχετικά με την ασφάλεια της πληροφορίας ή τη συνέχεια, ανήκουν περισσότερο σε αυτόν που είναι ουσιαστικά υπεύθυνος για αυτό το θέμα. Το ίδιο το δοσιέ δεν επιβάλλει λοιπόν κανέναν ρόλο· ακολουθεί τη διανομή ρόλων που υπάρχει ήδη στην εταιρεία.

Γιατί δεν πρόκειται για έναν νόμιμο ρόλο

Κανένα από τα σημεία αναφοράς που είναι σχετικά για το δοσιέ της αλυσίδας — ο Νόμος περί Εμπορικού Μητρώου 2007, το πρότυπο EFRAG VSME, η Οδηγία (ΕΕ) 2022/2464 (CSRD), ISO/IEC 27001 ή το άρθρο 21 παράγραφος 2 της Οδηγίας (ΕΕ) 2022/2555 (NIS2) — δεν καθορίζει ποιος λειτουργός μέσα σε μια εταιρεία επιτρέπεται να εισάγει ή να τροποποιεί δεδομένα. Αυτοί οι κανονισμοί περιγράφουν ΤΙ πρέπει να καταγράψει ή να αναφέρει μια εταιρεία, όχι ποιος επιτρέπεται να το κάνει διοικητικά. Μόνο το ISO/IEC 27001, Annex A, αγγίζει το θέμα έμμεσα: αυτά τα μέτρα ελέγχου αφορούν τον έλεγχο πρόσβασης ως τέτοιο — δηλαδή την αρχή ότι η πρόσβαση στα συστήματα πρέπει να περιορίζεται και να εκχωρείται — αλλά ούτε εκεί αναφέρεται κάποια συγκεκριμένη λειτουργία. Η ανάθεση δικαιωμάτων στο δοσιέ είναι επομένως μια εσωτερική συμφωνία, συγκρίσιμη με τον τρόπο που μια εταιρεία ρυθμίζει την πρόσβαση στο πακέτο λογιστικής της ή CRM.