wer darf in unserem Unternehmen die Datei ändern

Wer den Zugang zur Akte regelt

Wer die Lieferkettendatei aktualisieren darf, bestimmt das Unternehmen selbst: Das ist eine Einstellung im Account, keine gesetzliche Rolle. In der Praxis funktioniert es wie bei jedem gemeinsamen Geschäftssystem: Sie bestimmen einen oder mehrere Administrator(en), und diese Administratoren entscheiden, wer noch bearbeiten darf oder nur einsehen kann. Es gibt keine feste Funktion, die dies "tun muss" — bei dem einen Unternehmen ist das der Qualitätsmanager, bei dem anderen der Controller oder der Eigentümer selbst.

Praktisch wird es bei den Quelldaten. Einige Felder liegen nah bei der gesetzlichen Registrierung, wie die Satzungsfirma und die Registrierungsnummer": Diese ändern sich nur, wenn sich die Registrierung im Handelsregister ändert, und es ist ratsam, dass derjenige, der das aktualisiert — oft dieselbe Person, die auch die Handelsregistereintragung verwaltet — diese Felder auch in der Akte aktualisiert. Andere Felder, wie die Antworten zu Informationssicherheit oder Kontinuität, gehören eher zu dem, der inhaltlich für dieses Thema verantwortlich ist. Die Akte selbst legt also keine Rolle fest; sie folgt der Rollenteilung, die es im Unternehmen bereits gibt.

Warum dies keine gesetzliche Rolle ist

Keine der Fundstellen, die für die Lieferkettendatei relevant sind — das Handelsgesetzbuch, der EFRAG-Standard für kleine und mittlere Unternehmen, die Richtlinie (EU) 2022/2464 (CSRD), ISO/IEC 27001 oder Artikel 21 Absatz 2 der Richtlinie (EU) 2022/2555 (NIS2) — schreibt vor, welcher Funktionär innerhalb eines Unternehmens Daten eingeben oder ändern darf. Diese Regelungen beschreiben, welche Daten ein Unternehmen erfassen oder melden muss, nicht wer dies administrativ tun darf. Nur ISO/IEC 27001, Anlage A, berührt das Thema indirekt: Diese Kontrollmaßnahmen befassen sich mit Zugriffskontrolle als solcher — also mit dem Prinzip, dass der Zugriff auf Systeme begrenzt und zugewiesen sein muss — aber auch dort wird keine konkrete Funktion genannt. Die Zuweisung von Rechten in der Akte ist daher eine interne Absprache, vergleichbar damit, wie ein Unternehmen den Zugriff auf sein Buchhaltungspaket oder CRM regelt.