Dva zákazníci pokládají stejnou otázku jen trochu jinak, co systém dělá

Dvě formulace, jedna odpověď z řetězového spisu

Systém rozpoznává otázku podle významu, nikoli podle přesného textu, a propojuje obě formulace se stejnou odpovědí v řetězovém spisu. Pokud zákazník A ptá "Máte certifikát ISO 27001 pro bezpečnost informací?" a zákazník B "Je vaše organizace certifikována podle přílohy A normy ISO/IEC 27001?", jde pro systém o stejnou základní otázku: implementovala a nechala si certifikovat podnikatelská jednotka opatření k řízení uvedená v příloze A. Oba portály obdrží stejnou odpověď ze stejného spisu, pouze ve formátu, který vyžaduje dotazník daného zákazníka.

To se týká zejména otázek, které jsou ve své podstatě stejné, ale jsou formulovány s mírně odlišnými slovy: jeden zákazník se ptá na "pracovníky v FTE", druhý na "počet zaměstnanců na výplatní listině". Pokud spis obsahuje pouze jedno číslo — viz také kolik zaměstnanců má podnikatelská jednotka — systém toto číslo vloží do obou seznamů bez ohledu na formulaci. Pokud systém otázku s jistotou nerozpozná, není nic automaticky vyplněno: podnikatel uvidí otázku otevřenou a sám ji vyplní. Odpověď není nikdy navržena bez toho, aby pro ni existoval zdroj v spisu.

Proč to takto funguje: jeden soubor, více formátů

To vyplývá ze samotné struktury řetězového spisu: spis obsahuje fakta a dokumenty politiky, nikoli formulaci konkrétního zákazníka. Otázka týkající se bezpečnosti informací se může například odvolávat na deset opatření článku 21 odstavec 2 směrnice NIS2, nebo na kontrolní opatření v Příloze A normy ISO/IEC 27001. Oba předpisy popisují srovnatelná opatření, ale s odlišným rozdělením a jinou terminologií. Systém vytváří vazbu mezi formulací otázky a základním faktem ve spisu — například zda existuje plán pokračování v činnosti podniku v případě závažné poruchy — a ponechává zdroj nezměněný, bez ohledu na to, které portály otázku pokládají. Podnikatel potvrdí každou odpověď ano nebo ne předtím, než ji odešle svému zákazníkovi.