Welke documenten heeft u nodig voor uw UBO-registratie?
Als een afnemer, bank of verzekeraar vraagt om bewijs van uw UBO-registratie, gaat het meestal om een vaste combinatie van stukken: een actueel uittreksel uit het UBO-register van de Kamer van Koophandel, een organogram of eigendomsschema dat laat zien hoe de zeggenschap in uw onderneming is opgebouwd, en een kopie van het identiteitsbewijs van elke uiteindelijk belanghebbende. Bij een stichting of trust komt daar vaak een oprichtingsakte of trustakte bij, omdat daaruit blijkt wie de begunstigden zijn.
Het detail dat bij dit onderwerp het meest over het hoofd wordt gezien, zit in dat laatste stuk: het identiteitsbewijs. Een kopie van een paspoort of identiteitskaart bevat vrijwel altijd het burgerservicenummer, en dat nummer hoort u niet zomaar te delen met een afnemer. Wie dat niet afschermt, deelt meer dan nodig is voor het doel waarvoor het bewijsstuk wordt gevraagd.
Wat elk document precies laat zien
Het uittreksel uit het UBO-register toont wie er volgens de officiële registratie als uiteindelijk belanghebbende geldt, inclusief de aard en omvang van het belang. Dit uittreksel vraagt u op bij de Kamer van Koophandel en is doorgaans kort geldig, omdat afnemers willen zien dat de informatie actueel is op het moment van indienen.
Het organogram vult dat uittreksel aan met de structuur erachter: via welke tussenliggende vennootschappen of samenwerkingsverbanden de zeggenschap loopt. Een afnemer gebruikt dit om te controleren of de UBO die in het register staat, logisch aansluit op de juridische opbouw van uw onderneming. Bij een eenvoudige eenmanszaak of een bv met één aandeelhouder is dit schema kort; bij een groep met meerdere lagen kan het uitgebreider zijn.
Het identiteitsbewijs dient om te bevestigen dat de persoon die als UBO is geregistreerd, ook daadwerkelijk bestaat en de genoemde identiteit heeft. Dit is het document waarbij de meeste vragen ontstaan, omdat het persoonsgegevens bevat die onder de AVG vallen.
Waarom het BSN apart aandacht verdient
Een paspoort- of ID-kopie bevat standaard een pasfoto, een handtekening en een burgerservicenummer. Voor de controle van een UBO is dat laatste nummer meestal niet nodig: de naam, geboortedatum en nationaliteit zijn voldoende om de koppeling met het UBO-register te maken. Het onnodig delen van een BSN raakt aan bestaande regels over persoonsgegevens, en die regels golden al voordat vragenlijsten over UBO's gebruikelijk werden.
In de praktijk betekent dit dat u het BSN op een kopie kunt afschermen voordat u het document deelt, bijvoorbeeld door het onleesbaar te maken. Sommige KYC-apps van banken doen dit automatisch bij het uploaden; bij een handmatige aanlevering aan een afnemer ligt die stap bij uzelf. Meer over de manier waarop persoonsgegevens in dit soort stukken worden behandeld, leest u op de pagina over de omgang met uw gegevens.
Waarom een afnemer juist deze combinatie vraagt
De vraag naar UBO-documenten komt meestal voort uit de verplichting van de afnemer zelf om zijn eigen zakenrelaties te kennen, een proces dat in de praktijk vaak Know Your Business of KYB wordt genoemd. Een bank of een grotere opdrachtgever moet kunnen aantonen dat hij weet met wie hij zaken doet, en de combinatie van uittreksel, organogram en identiteitsbewijs is de gangbare manier om dat te onderbouwen. Dat is ook de reden dat deze drie stukken bij vrijwel elke afnemer terugkomen, ook al verschilt het portaal waarin ze worden geüpload.
Omdat dezelfde drie documenten steeds opnieuw worden opgevraagd, is het nuttig om ze eenmalig compleet en actueel klaar te zetten, inclusief de datum waarop het uittreksel is opgehaald. Een overzicht van wat waar wordt gevraagd en waarom, vindt u in de kennisbank per onderwerp.
Wat u hiermee kunt doen
Of uw onderneming op dit moment volledig voldoet aan de registratieverplichting, is iets wat u het beste met uw Kamer van Koophandel-dossier of een jurist naloopt; dit artikel beschrijft de documenten, niet uw specifieke situatie. Wilt u eerst een indruk krijgen van welke onderwerpen voor uw bedrijf spelen, dan kunt u dat in een paar korte vragen bekijken. Wie de documenten al op orde heeft en ze wil hergebruiken voor meerdere vragenlijsten tegelijk, kan zich met een zakelijk account aanmelden om ze centraal vast te leggen.