Kokius dokumentus jums reikia savo UBO registracijai?
Kai pirkėjas, bankas ar draudimo bendrovė prašo įrodymo apie jūsų UBO registraciją, dažniausiai tai yra fiksuotas dokumentų rinkinys: aktualus Komercinio registro UBO registro išrašas, organizacinė schema arba nuosavybės schema, kurioje parodyta, kaip jūsų įmonėje suformuojamas valdymas, ir kiekvieno galutinio savininko tapatybės dokumento kopija. Fondacijos arba fondo atveju dažnai pridedamas steigimo aktas arba fondo aktas, nes jame nurodoma, kas yra naudos savininkai.
Šiuo klausimu dažniausiai nepastebėtas detalė yra pastarasis dokumentas: tapatybės dokumentas. Paso arba tapatybės kortelės kopijoje beveik visada yra asmeninės identifikacijos numeris, ir to numerio neturėtumėte tiesiog dalintis su pirktuvės tiekėju. Jei to neapribosite, dalysitės daugiau nei reikalinga tam tikslui, kuriam prašomas įrodymo dokumentas.
Ką tiksliai parodo kiekvienas dokumentas
UBO registro išrašas parodo, kas pagal oficialią registraciją laikomas galutinu savininku, įskaitant intereso pobūdį ir apimtį. Šį išrašą prašote iš Komercinio registro ir paprastai jis galioja trumpai, nes pirkėjai nori matyti, kad informacija yra aktuali pateikimo metu.
Organizacinė schema papildo tą išrašą su struktūra: per kurias tarpines akcinės bendrovės ar bendradarbiavimo susitarimus vykdomas valdymas. Pirkėjas tai naudoja patikrinimui, ar UBO, kuris registre nurodytas, logiškai sutampa su jūsų įmonės teisinės struktūros sudarymu. Paprastoje individualios veiklos įmonėje arba akcinėje bendrovėje su vienu akcininku ši schema yra trumpa; grupėje su keliais lygiais ji gali būti platesnė.
Tapatybės dokumentas skirtas patvirtinti, kad asmuo, kuris registruotas kaip UBO, iš tikrųjų egzistuoja ir turi nurodytą tapatybę. Tai dokumentas, kuriame kyla daugiausia klausimų, nes jame yra asmeninių duomenų, kurie patenka į BDAR taikymo sritį.
Kodėl SSN nusipelno atskiro dėmesio
Paso arba ID kopijoje standartiškai yra paso nuotrauka, parašas ir pilietinis registracijos numeris. Norint patikrinti UBO, šis pastarasis numeris paprastai nereikalingas: vardas, gimimo data ir pilietybė yra pakankami, jei norite susiejti su UBO registru. Nereikalingas SSN dalijimasis paliečia esamus asmeninių duomenų taisykles, kurios galiojo dar prieš nei įprastos buvo anketos apie UBO.
Praktikoje tai reiškia, kad galite paslėpti SSN dokumentų kopijoje, prieš pasidalydami šiuo dokumentu, pavyzdžiui, padarydami jį neaiškų. Kai kurios KYC banko programos tai daro automatiškai įkeliant; rankiniu būdu įteikus gavėjui, šis veiksmas yra jūsų žinioje. Daugiau apie tai, kaip asmeniniai duomenys tokiuose dokumentuose yra traktuojami, skaitykite puslapyje apie jūsų duomenų naudojimą.
Kodėl gavėjas prašo būtent šio derinio
Prašymas pateikti UBO dokumentus paprastai kyla iš paties gavėjo pareigos žinoti savo verslo santykius, procesą, kurį praktikoje dažnai vadina Know Your Business arba KYB. Bankas arba didesnė užsakovė turi gebėti parodyti, su kuo ji bendradarbiauja, o išrašo, organizacinės schemos ir tapatybės patvirtinimo kombinacija yra įprastas šį dalyką pagrįsti. Tai taip pat yra priežastis, kodėl šie trys dokumentai pasirodo beveik kiekvienam gavėjui, nors skiriasi portalo, kuriame jie įkeliami.
Nes tie patys trys dokumentai nuolat prašomi iš naujo, naudinga juos iš karto visiškai ir aktualizavus paruošti, įskaitant datą, kada buvo gauntas išrašas. Apžvalgą apie tai, kas ir kur prašoma ir kodėl, rasite žinių banką pagal temą.
Ką su juo galite daryti
Tai, ar jūsų įmonė šiuo metu visiškai atitinka registravimo reikalavimą, yra kažkas, ką geriausia patikrinti naudodami savo Prekybos rūmų bylą arba pasikonsultavę su teisininku; šis straipsnis aprašo dokumentus, o ne jūsų konkrečią situaciją. Jei norite pirmiausia susidaryti įspūdį apie tai, kokie klausimai yra aktualūs jūsų įmonei, galite tai pamatyti per kelis trumpus klausimus. Tie, kurie jau turi sutvarkytus dokumentus ir nori juos pakartotinai naudoti keliems klausimynams vienu metu, gali prisijungti su verslo sąskaita kad juos centralizuotai užregistruotų.