Koji dokumenti vam trebaju za registraciju UBO-a?
Kada kupac, banka ili osiguravatelj zatraži dokaz o vašoj registraciji UBO-a, najčešće ide o fiksnoj kombinaciji dokumenata: trenutnom izvodu iz registra UBO-a Trgovačke komore, organigram ili vlastitoj shemi koja pokazuje kako je strukturirana vlast u vašem poduzeću, te kopiji osobne iskaznice svake osobe s konačnim financijskim interesom. Kod zaklade ili povjerenja često se u dokumentaciju dodaje i upisnica o osnivanju ili povjerenski akt, jer iz tog dokumenta proizlazi tko su korisnici.
Detalj koji se u ovoj temi najčešće previđa nalazi se u posljednjem dijelu: dokaz identiteta. Kopija putovnice ili osobne iskaznice gotovo uvijek sadrži matični broj, a taj broj trebali biste dijeliti s kupcem samo ako je potrebno. Tko to ne skriva, dijeli više nego što je potrebno za svrhu za koju se dokument traži.
Što točno pokazuje svaki dokument
Izvod iz registra UBO-a pokazuje tko je prema službenoj registraciji u svojstvu osobe s konačnim financijskim interesom, uključujući vrstu i opseg interesa. Ovaj izvod trebali biste zatražiti od Trgovačke komore i obično je kratkotrajan, jer kupci žele vidjeti da su informacije aktualne u trenutku predaje.
Organigram dopunjava taj izvod strukturom koja stoji iza njega: kako vlast teče kroz međupoduzea ili kooperirane veze. Kupac to koristi kako bi provjerio je li osoba s konačnim financijskim interesom koja se nalazi u registru logično povezana s pravnom strukturom vašeg poduzeća. Kod jednostavnog obrtnika ili d.o.o.-a s jednim dioničarom ta je shema kratka; kod grupe s više razina može biti detaljnija.
Dokaz identiteta služi za potvrdu da osoba registrirana kao osoba s konačnim financijskim interesom zaista postoji i da ima navedeniti identitet. Ovo je dokument pri kojem se pojavljuje većina pitanja, jer sadrži osobne podatke koji su zaštićeni prema GDPR-u.
Zašto se matični broj trebao posebno razmotriti
Kopija putovnice ili osobne iskaznice standardno sadrži fotografiju, potpis i matični broj. Za provjeru osobe s konačnim financijskim interesom taj se broj najčešće ne trebа: imena, datum rođenja i nacionalnost dovoljni su da se uspostavi veza s registrom UBO-a. Nepotrebno dijeljena matičnog broja odnosi se na postojeća pravila o osobnim podacima, a ta su pravila važila i prije nego što su upitnici o UBO-ima postali uobičajeni.
U praksi to znači da prije nego što delite dokument, matični broj na kopiji možete sakriti, primjerice učinivši ga nečitljivim. Neke KYC-aplikacije banaka to čine automatski tijekom učitavanja; kod ručnog predavanja kupcu taj je korak na vama. Više informacija o načinu na koji se osobni podaci u ovakvim dokumentima obrađuju, pročitajte na stranici o postupanju s vašim podacima.
Zašto kupac upravo traži ovu kombinaciju
Zahtjev za UBO-dokumente obično proizlazi iz obveze samog kupca da pozna svoje poslovne partnere, proces koji se u praksi često naziva Poznavanjem vašeg poslovanja ili KYB-om. Banka ili veći naručitelj mora biti u mogućnosti dokazati da zna s kime posluje, a kombinacija izvoda, organigrama i dokaza identiteta uobičajeni je način da se to potvrdi. To je i razlog zašto se ova tri dokumenta pojavljuju kod gotovo svakog kupca, čak i ako se razlikuje portal na koji se učitavaju.
Jer se isti tri dokumenta neprestano iznova traže, korisno je da ih jednom u potpunosti i aktuelno pripremite, uključujući datum na koji je izvod preuzet. Pregled onoga što se gdje traži i zašto, možete pronaći u bazi znanja po temi.
Što možete učiniti s ovim
Jesu li vaša poduzeća u ovom trenutku u potpunosti u skladu s obavezom registracije, nešto je što je najbolje provjeriti sa svojom datotekom Trgovačke komore ili s pravnikom; ovaj članak opisuje dokumente, a ne vašu specifičnu situaciju. Želite li prvo steći dojam o kojim temama se radi za vaše poduzeće, to možete pogledati u nekoliko kratkih pitanja. Tko već ima dokumente u redu i želi ih ponovno koristiti za više upitnika istovremeno, može se prijaviti s poslovnim računom kako bi ih centralno zabilježio.