Posso gestire personalmente la registrazione dell'UBO?
In molti casi potete gestire la registrazione dell'UBO da soli tramite il Registro delle imprese della Camera di commercio. UBO sta per Ultimate Beneficial Owner, il beneficiario effettivo: la persona che è proprietaria direttamente o indirettamente di un'organizzazione o ne ha il controllo. In caso di una struttura semplice, ad esempio una sola azienda con uno o due azionisti che sono anche amministratori, la registrazione è solitamente una questione di compilazione dei dati e caricamento di documenti.
In caso di strutture più complesse, come società holding, azionisti stranieri, trust o più livelli tra l'azienda e il proprietario effettivo, diventa più difficile stabilire da soli chi esattamente debba essere indicato come UBO. In queste situazioni gli imprenditori spesso ricorrono a un notaio o a un giurista, anche se nessuna norma obbliga a farlo.
Cosa comporta esattamente la registrazione dell'UBO
La registrazione dell'UBO fa parte del Registro delle imprese ed è destinata a rendere visibile chi sta dietro un'organizzazione. Ciò è rilevante per contrastare il riciclaggio di denaro e il finanziamento di attività criminali. Alcuni dati sono pubblici, altri sono accessibili solo alle autorità competenti come banche, l'Agenzia delle entrate e le autorità di vigilanza. Quali dati siano esattamente pubblici e quali rimangono riservati cambia talvolta; lo stato attuale si trova sul sito della Camera di commercio.
Quando potete farlo da soli
In caso di ditta individuale o di società a responsabilità limitata con una struttura di proprietà chiara, l'auto-registrazione è fattibile. Avrete bisogno della vostra iscrizione al Registro delle imprese, di un documento di identità valido dei beneficiari effettivi e talvolta di un estratto della struttura azionaria. Il sito della Camera di commercio vi guida passo dopo passo nel processo. Se avete dubbi se la vostra struttura sia sufficientemente semplice per auto-registrarsi, non fa male mettere questo per iscritto prima di iniziare.
Quando un notaio o un consulente ha senso
Non appena c'è incertezza su chi esattamente si qualifichi come beneficiario effettivo, ad esempio in aziende familiari con più generazioni, in strutture internazionali o in organizzazioni senza chiari azionisti come fondazioni, la determinazione dell'UBO diventa una questione sostanziale. Un notaio che ha accompagnato la costituzione o la modifica dello statuto conosce spesso già la struttura e può aiutare a determinarla correttamente. Per l'interpretazione giuridica della vostra situazione specifica, un notaio o un giurista rimane e rimane l'interlocutore appropriato.
Perché il vostro cliente vi chiede i dati dell'UBO
Banche e assicuratori richiedono informazioni sull'UBO nell'ambito dell'analisi della clientela, spesso indicata come KYB: Know Your Business. Sempre più spesso le richiedono anche clienti commerciali, come parte della loro stessa due diligence nella catena di fornitura. Vogliono sapere con chi fanno affari e se ci sono segnali che richiedono un'attenzione particolare. Questo è un processo diverso dalla certificazione o dalla valutazione: si verifica e si registra, non si approva nel senso di un marchio di qualità.
Poiché i dati dell'UBO sono spesso richiesti insieme ad altre prove, come estratti, dichiarazioni e documenti politici, è utile sapere esattamente cosa viene chiesto e cosa è già registrato presso il Registro delle imprese. Nella banca dati per argomento potete trovare una panoramica di quali concetti appartengono a quali questionari e da dove provengono.
Cosa dovete e non dovete condividere
Non tutti gli acquirenti hanno diritto alle stesse informazioni dettagliate. Alcuni dati sui beneficiari effettivi sono pubblici e quindi comunque richiedibili; altri no e vengono condivisi solo se c'è una ragione concreta e giustificata. In caso di dubbio su cosa condividere con uno specifico acquirente, è consigliabile verificarlo con la propria situazione, eventualmente con un avvocato, piuttosto che condividere automaticamente tutto ciò che viene richiesto.
Mantenere una panoramica senza dover ricercare tutto di nuovo
L'inconveniente delle domande su UBO e KYB non è la registrazione stessa, ma il fatto che praticamente ogni acquirente le pone a suo modo, con documenti o moduli leggermente diversi. Con poche domande vedete subito dove siete, senza dover creare un account prima. Se volete sapere come supplia.eu procede e da dove provengono le informazioni, potete leggerlo su la pagina che spiega come funziona.
Se dopo la lettura avete ancora una domanda concreta sulla vostra struttura o su una lista di controllo specifica, troverete una spiegazione aggiuntiva nelle domande più frequenti degli imprenditori. Per la valutazione legale della vostra situazione rimane un notaio, avvocato o la Camera di Commercio il contatto appropriato; noi non spieghiamo, certifichamo e valutiamo nulla, ma vi aiutiamo a trovare i documenti e le risposte corrette in un unico luogo.
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